ניהול משימות – לניהול שוטף של הארגון
כולנו מכירים את התחושה של עומס עבודה, מיילים שמצטברים, משימות שלא תמיד ברור מי אחראי להן ולוחות זמנים שמתפזרים. במצב כזה, מערכת ניהול משימות יכולה להיות הכלי שמציל את הארגון מהכאוס ומייעל את העבודה השוטפת בצורה משמעותית. מערכת ניהול משימות מתקדמת ומקצועית כמו Mybusiness CRM מאפשרת לתכנן, לעקוב ולנהל את העבודה בארגון בצורה מסודרת ויעילה.
מהי חשיבותה של מערכת לניהול משימות בארגון?
מערכת ניהול משימות מספקת לארגון תמונה ברורה ומרוכזת של כל המשימות, הסטטוס שלהן והאחראיים עליהן. כאשר כל המידע זמין בלחיצת כפתור, קל יותר להבטיח שכל משימה תתבצע בזמן ולפי הציפיות. הדבר מאפשר גם לתכנן בצורה טובה יותר את משאבי הארגון, לדעת מתי יש עומס ואיפה ניתן לשפר את היעילות.
בנוסף, מערכת ניהול משימות משפרת את התקשורת בתוך הצוות. כאשר כל אחד יודע בדיוק מה המשימות שלו ומה המשימות של הקולגות, קל יותר לתאם ולשתף פעולה. אפשר לשמור על רצף תקשורת מתמיד ומסודר, ולהימנע מהכפלת משימות או מהשארת משימות קריטיות ללא מענה.
כמו כן, מערכת ניהול משימות מאפשרת לעקוב אחרי הביצועים ולבצע ניתוחים מפורטים של העבודה בארגון. אפשר לראות היכן יש צווארי בקבוק, אילו משימות לוקחות יותר זמן ממה שתוכנן ואיך ניתן לשפר את התהליכים. הדבר מספק מידע חיוני לקבלת החלטות מבוססות ולשיפור מתמיד.
יתרון נוסף של מערכת ניהול משימות הוא היכולת להגדיר עדיפויות. בעידן שבו הכל דחוף והכל חשוב, מערכת ניהול משימות עוזרת להגדיר מה באמת חשוב ומה יכול לחכות. הדבר מאפשר לצוותים לעבוד בצורה ממוקדת יותר ולהשיג תוצאות טובות יותר בזמן קצר יותר.
ניתן להבין כי מערכת ניהול משימות היא כלי חיוני לכל ארגון שמעוניין לשפר את היעילות, התקשורת והביצועים שלו. באמצעות תכנון וניהול נכון של המשימות, אפשר להבטיח עבודה מסודרת ויעילה, שתוביל להצלחה ולשביעות רצון של כל חברי הצוות.
מערכת מתקדמת ומקצועית לניהול משימות
תוכנת ה- Mybusiness CRM כוללת מודול ניהול משימות שנוצר כדי להתמודד עם המשימות היומיומיות, התפעוליות או המנהלתיות אשר מועברות בין עובדי ומנהלי הארגון.
באמצעות מודול של מערכת ניהול משימות ניתן לשייך כל משימה או תת משימה לעובדים הרלוונטיים או לאחראים עליהם. כך האחראים יכולים להעביר לעובדים משימות מפורטות לביצוע באופן שוטף, ללא צורך באמצעי תיווך נוספים ועיכוב בתהליך ביצוע המשימות. כמו כן ניתן לפרק כל משימה לתתי משימות ולחלקה בין משתמשים שונים וכן לסנכרן את הפעילות ל- outlook. בנוסף, בכל משימה ניתן לתאר את מטרת הביצוע שלה ואת תהליכי העבודה שכבר נעשו או שעתידים להיעשות ולהגדיר תזכורות.
מהם היתרונות של תוכנת ה- Mybusiness CRM?
מערכת לניהול משימות Mybusiness CRM מציגה יתרונות רבים, ואחד החשובים שבהם הוא היותה ידידותית למשתמש. התוכנה פשוטה להבנה ולא דורשת הדרכה מוקדמת. הנגישות לתוכנת Mybusiness CRM גבוהה ואפשרית מכל מקום המקושר לרשת האינטרנט, ולכל משתמש מורשה, באמצעות שם משתמש וסיסמא בלבד. כמו כן, את מערכת Mybusiness CRM ניתן להתאים לכל ארגון, בהתאם לצרכיו ודרישותיו והיא כוללת פונקציות מתקדמות רבות, היוצרות סביבת עבודה מקצועית ויעילה, הנדרשת לצורך ניהול משימות תקין בארגון.
הגדרה ורישום של המשימות
באמצעות מודול ניהול משימות הקיים בתוכנת ה- Mybusiness CRM, ניתן ליצור משימות חדשות ולפרט את תוכנן, ניתן להעביר משימות מעובד לעובד וכן לפצל משימות. בנוסף, ניתן לסנכרן פעילויות מול Outlook, וניתן לעקוב אחרי ביצוע המשימות באמצעות דוחות ודש בורדים.
אף משימה לא נופלת בין הכיסאות
ללא מודול ניהול משימות, על הארגונים יהיה לבצע רישום של מטלות ומשימות על גבי דפים ומזכרים כך שהמידע אשר יועבר בין עובדי הארגון יהיה מבוסס, פעמים רבות, על מסרים מילוליים, אותם יהיה צריך לזכור. כתוצאה מכך, משימות רבות עלולות ליפול בין הכיסאות או להתבצע באופן חלקי. מודול ניהול משימות של Mybusiness CRM שומר על הסדר והארגון של המשימות ובכך, דואג כי הארגון ייתן את מקסימום השירות והערך מוסף ללקוחותיו.
מכיוון שזמן שווה כסף, מודול ניהול משימות יערוב לכך שכל משימה תתבצע בזמן שנקבע לה. לכל משימה או משימת משנה ניתן לציין את תאריך ההתחלה ותאריך היעד של ביצוע המשימות. כאשר משימה מתעכבת ולא מתבצעת בתאריך היעד שלה, ניתן יהיה להתריע על כך באמצעות המודול של ניהול משימות.
מודול ניהול משימות מאפשר לנהל מעקב אחר התנהלות המשימות וביצוען. המעקב אחר ניהול משימות יכול להתבצע על ידי העובדים עצמם ואף על ידי מנהליהם. וכמו בשאר הפונקציות של תוכנת Mybusiness CRM, גם במודול ניהול המשימות ניתן להנפיק דו"חות וגרפים לצורך מעקב ושליטה על ביצוע המשימות או חריגה מהן.
להזמנת התוכנה ולקבלת למידע נוסף אודות מערכת מתקדמת לניהול משימות צרו קשר עם MyBusiness ב- 077-6049599
