ניתן לשלוח אימיילים מתוך מערכת MyBusiness.
ניתן דוגמה עבור חשבונות Gmail ו-Office365:
1 – חשבון Gmail –
שלב ראשון – הגדרת אימות דו שלבי:
בכדי לשלוח אימיילים מחשבון Gmail באמצעות המערכת, קודם כל יש להיכנס להגדרות חשבון ה-Gmail (דרך My Account) , ולהפעיל אימות דו שלבי:
1. יש להיכנס לחשבון הגוגל דרך לחיצה על תשע הנקודות שליד שם המשתמש ושם יש לבחור באפשרות חשבון ("Account" אם חשבון הגוגל באנגלית).
2. בתוך הגדרות החשבון יש לגשת לתפריט אבטחה (Security):
3. במשבצת "כניסה ל-Google" (באנגלית – "Signing in to Google") יש לבחור באימות דו-שלבי (Two Step Verification).
4. לחצו על "מתחילים"
5. הזינו מחדש את הסיסמה של חשבון הגוגל שלכם.
6. בחירת אפשרויות זיהוי:
א- ניתן לבחור בזיהוי ממכשיר סלולרי המחובר לחשבון הגוגל הרלוונטי. במידה ונבחרה אופציה זו, בכל פעם שתתחברו לחשבון ממכשיר חדש תתקבל התראה במכשיר הסלולרי ותצרכו ללחוץ על "כן". במידה ומחוברים מספר מכשירים סלולריים לאותו חשבון ההתראה תתקבל בכולם.
ב- אפשרות נוספת היא שליחת קוד חד פעמי למספר הטלפון. יש ללחוץ על הצגת אפשרויות נוספות ולבחור באפשרות "הודעת טקסט או שיחה קולית"
אם נבחרה האפשרות הודעה או שיחה קולית, נגיע למסך הבא בו נתבקש להזין את מספר הטלפון, ולבחור האם אנחנו רוצים הודעת טקסט או הודעה קולית.
לאחר הזנת המספר תישלח אליו הודעת ניסיון ונתבקש להזין את הקוד שהתקבל:
לבסוף – יש לאשר ולהפעיל:
שימו לב כי יש להיות מחוברים לחשבון גוגל אחד בלבד.
שלב שני- הגדרת סיסמה לאפליקציה:
1. חוזרים לתפריט האבטחה. כאשר האימות הדו שלבי מופעל, לוחצים על תפריט "סיסמאות לאפליקציות" שמופיע תחתיו:
2. נתבקש לאמת את זהותנו על ידי סיסמה לחשבון הגוגל
3. לוחצים על "בחר אפליקציה" – "אחר"
4. מקלידים את שם האפליקציה ולוחצים על שמור
תופק סיסמה רנדומלית של 16 תווים (הרווחים הינם לנוחיות בלבד ולא נחשבים חלק מהסיסמה). את הסיסמה הזו נצטרך לעדכן במערכת Mybusiness בשלב הבא
שלב שלישי- הגדרת SMTP ב-MyBusiness:
כעת יש להיכנס ללשונית "הגדרות" שבתפריט הצד של המערכת, לאחר מכן ללחוץ על "משתמשים" ולבחור את המשתמש שנרצה להגדיר את המייל שלו לשליחת מיילים מתוך המערכת. בכדי לפתוח את הגדרות האימייל יש ללחוץ על כפתור ה Edit של המשתמש הרלוונטי ולפתוח את לשונית Email settings.
נמלא את השדות באופן הבא:
SMTP Server– smtp.gmail.com
SMTP User– חשבון Gmail פעיל ממנו תרצו לשלוח את האימייל.
SMTP Password– הסיסמה שהופקה בחלק הצהוב בשלב הקודם.
SMTP Port– 465
יש לסמן את רובריקת SSL
Sender Email– אותו חשבון הGmail שהוכנס כ- SMTP User. חשבון זה יוצג למקבל האימייל ככתובת מייל השולח.
Sender Name– שם השולח שיוצג למקבל האימייל.
בכדי לבדוק שהפרטים הוגדרו נכונה, נלחץ על הכפתור "Check the SMTP connection"
במידה והפרטים הוגדרו נכונה תעלה ההודעה המופיעה מטה ותישלח הודעה של וידוא שליחה למייל שהוכנס. במידה ולא, נראה הודעת שגיאה המפרטת את הבעיה.
לאחר שעלתה ההודעה הנ"ל, ניתן ללחוץ על כפתור Apply כדי לשמור את ההגדרות שהוכנסו.
חשבון Office365-
בכדי לשלוח מייל מחשבון Office יש למלא את השדות באופן הבא:
SMTP Server– outlook.office365.com
SMTP User– חשבון אימייל של Office פעיל ממנו תרצו לשלוח את האימייל.
SMTP Password– סיסמת חשבון ה Officeהנ"ל.
SMTP Port– 587
אין לסמן את רובריקת SSL
Sender Name– אותו חשבון ה Officeשהוכנס כ- SMTP User. חשבון זה יוצג למקבל האימייל ככתובת מייל השולח.
Sender Email– שם השולח שיוצג למקבל האימייל.
-המשך התהליך זהה לתהליך שליחת המייל דרך חשבון Gmail.
כעת ניתן לשלוח מייל מתוך המערכת. בכדי לעשות זאת, יש להיכנס לאחד מכרטיסי המערכת (לקוח, איש קשר וכו') וללחוץ על כפתור "הוסף חדש", לעבור ללשונית "אימייל" , לערוך את פרטי האימייל ולשלוח אותו. במסך זה ניתן לראות שהחשבון הוגדר נכונה (החשבון הרשום עבור המשתמש הפעיל באתר, מופיע אוטומטית כשנפתח מסך כתיבת המייל, בשורה "מאת").
בתום התהליך, יש לחכות מספר שניות וניתן יהיה לראות בציר הזמן שהאימייל אכן נשלח:
*יש לציין כי במסך הגדרות האימייל ניתן להגדיר גם שרתי דואר אחרים, הדוגמאות של השרתים של google ו office ניתנו לשם המחשה.
