יצירת טריגרים

מהו טריגר?

טריגר הוא כלל אוטומטי במערכת אשר מאפשר לנו לבצע פעולות אוטומטיות בהינתן תנאים מסוימים המוגדרים מראש. 

הפעולות המבוצעות במסגרת הטריגרים מעדכנות נתונים במאגר הנתונים ומשוקפות החוצה לצד הלקוח, כלומר החוצה לעמודי המערכת. זאת בניגוד ל "FORMRULES" אשר מבוצעים רק בצד הלקוח ונשמרים במאגר הנתונים רק לאחר שמבצעים שמירה יזומה.  

פעולות נפוצות שאפשר לעשות באמצעות טריגרים: 

• שליחת SMS אוטומטי. 
• שליחת מייל אוטומטי. 
• שליחת הודעת וואטסאפ אוטומטית
• יצירת רשומה בטבלה. 
• עדכון רשומה בטבלה. 
• יצירת התראה (אייקון פעמון). 

מי מורשה ליצור טריגרים במערכת? 

משתמש מנהל מערכת בלבד. משתמש בעל גישה לסביבת הפיתוח. 

דבר ראשון עלינו להבין מאיזו טבלה עלינו לבנות את הטריגר. על מנת לדעת זאת נענה על השאלות הבאות:

1. מה הפעולה/התנאי שמפעילים אותו?
2. מה השדה שבו מתבצעת הפעולה?
3. היכן שדה זה נמצא?
4. שם הטבלה עליה בנוי הכרטיס

מיקום שדה התנאי הוא זה שיגדיר היכן ניצור את הטריגר.

לדוגמה – אנו רוצים להקים משימה אוטומטית למחלקת החשבונות לאחר שנסגרה מכירה:

1. פעולה – שינוי סטטוס מכירה ל"הושלמה"
2. השדה – סטטוס מכירה
3. מיקום השדה – כרטיס מכירה
4. טבלה – Sales

לאחר שאנחנו יודעים היכן לבנות את הטריגר ניתן להתחיל בשלבי ההקמה.

שלבים להקמת טריגר:

1. כניסה לטבלה הרלוונטית.

1.1 ניכנס לסביבת הפיתוח דרך מסך הבית.

*יש לזכור שרק למשתמשים המוגדרים מנהלי מערכת יש גישה לסביבת הפיתוח.

1.2 במסך שנפתח לבחור בלשונית "Databases"  

1.3 לאחר מכן נבחר בתפריט "Tables"

1.4 נבחר את הטבלה המתאימה, ונלחץ על גלגל השיניים. בדוגמה זו נבחר בטבלת Accounts שמציגה את נתוני הלקוחות והלידים

*תזכורת – הפרמטר אשר מבדיל בין רשומת ליד לרשומת לקוח הוא IsAccount אשר שווה TRUE כאשר מדובר בלקוח. 

2. בחלון הבא נבחר בלשונית Trigger, ונלחץ על הכפתור הירוק – Add new trigger:

4. נבחר את סוג הטריגר:

• On Create/Update – טריגר שמופעל ע"י עדכון או יצירה של רשומה.
• Scheduler trigger – טריגר שמופעל לפי זמן שהוגדר מראש.

בדוגמה הבאה ניצור טריגר מסוג On Create/Update

לאחר שבחרנו את סוג הטריגר נגיע למסך הבא:

בשדה "Name"-נבחר שם לטריגר, שם הטריגר צריך לתת אינדיקציה על פעולתו. 

• בשדה "EVENT" נוכל לבחור איזה אירוע\אירועים יפעילו את הטריגר: 

א) בעת יצירת רשומה = CREATE 

ב) בעת עדכון רשומה ראשוני = UPDATE 

ג) נסמן את תיבת הסימון "Execute every update"  במידה ונרצה שהטריגר ירוץ בגל עדכון של רשומה שעומדת בתנאים 

• אם בחרנו "Execute every update" נוכל לבחור שדות מסוימים שרק כשהם מעודכנים אז הטריגר ירוץ –  

               נגדיר זאת בשדה "On Fields Set" לצורך דיוק גבוהה יותר.  

•  הגדרת תנאים- תחת הכותרת Criterias נגדיר אילו תנאים צריכים להתקיים על מנת שהטריגר יכנס לפעולה- נלחץ על הכפתור "Add New Criteria". 

בהתאם לסוג השדה שנבחר אפשרויות התנאים ישתנו בהתאם, לדוגמה אם נבחר שדה מסוג STRING TEXT 

אלו האופציות הקיימות לבחירת תנאי: 

כפי שניתן לראות בתמונה, המבנה הוא : 

ערך השדה               תנאי                   שדה לבחירה 

נגדיר מצד שמאל לימין כפי שנהוג בשפה האנגלית.  

הגדרת פעולה / פעולות לטריגר-

פעולה – מה אנחנו רוצים שהטריגר יבצע בעת הפעלתו.

נלחץ על הכפתור "Add New Action". 

נוכל לבחור כל אחת מהפעולות המוצגות בתמונה:  

• HTTP- קריאה לפונקציה מסוג  HTTP – (מופעלת על ידי קישור URL) 
• Email- שליחת מייל ללקוח  
• Notification- יצירת התראה לאחד ממשתמשי המערכת  
• Text message -שליחת SMS ללקוח 
• Create Object- יצירת רשומה חדשה בטבלה לבחרתנו. 
• Update Object – עדכון רשומה קיימת בטבלה לבחרתנו. 
• Server Side Code- קריאה לפונקציה פנימית שפותחה ע"י חברת MYBUSINESS. 
• Whatsapp message – שליחת הודעת וואטסאפ (אפשרית לאחר חיבור חשבון וואטסאפ ב-MyChat)

HTTP

פעולה מסוג HTTP בדרך כלל תהיה מבוצעת ע"י צוות MyBusiness במסגרת פיתוח ייעודי. במצב זה הצוות מפתח פונקציה מסוימת עם פעולה שאופיינה מול הלקוח והטריגר הוא שגורם לפונקציה לפעול.

Email

בפעולה מסוג אימייל יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:

1. בחירת התבנית אותה מעוניינים לשלוח בשדה Template. לחצו כאן למדריך לבניית תבניות מייל.
2. הגדרת המייל ממנו ייצא האימייל. יש לבחור משתמש אשר מוגדר עבורו SMTP תקין התואם את כתובת האימייל ממנה מעוניינים לשלוח. לחצו כאן למדריך הגדרות SMTP.
3. יש להגדיר האם האימייל ייצא לכתובת ספציפית (למשל במקרים בהם רוצים לעדכן איש צוות מסוים על פעולה מסוימת שהתקיימה), או לכתובת דינמית (למשל שליחת אימייל ללקוח בסיום מכירה – נגדיר את כתובת המייל של הלקוח – AccountId.Email)
4. כותרת המייל – יש להגדיר מה יהיה נושא המייל. ניתן להכניס הנושא משתנים דינמיים כמו שם הלקוח בעזרת הכפתורים שמתחת לשדה – בוחרים את השדה הדינמי הרצוי ולוחצים על הוסף – Add.

Notification

בפעולות מסוג התראה יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:

1. בחירת המשתמש אשר לו תוצג ההתראה. נדרש לבחור האם מדובר במשתמש קבוע אשר תמיד תוצג לו ההתראה על פעולה זו (למשל התראה למנהל על סגירת מכירה), או התראה למשתמש דינמי (למשל התראה לנציג על כך ששויך לו ליד). במצב של משתמש דינמי נדרש לבחור את השדה לפיו ייבחר המשתמש (המשתמש שיצר את הרשומה, המשתמש שעדכן אותה, שדה אחראי וכו').
2. יש להגדיר את תוכן ההתראה, גם כאן ניתן להגדיר תוכן דינמי לפי שדות מתוך הרשומה שמפעילה את הטריגר.
3. בחירת האייקון שיוצג בהתראה

Text Message

בפעולה של שליחת הודעה SMS, יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:

1. תוכן ההודעה. ניתן הגדיר משתמשים דינמיים בתוכן ההודעה מתוך הרשומה המפעילה את הטריגר.
2. מספר הטלפון ממנו תישלח ההודעה. יש להגדיר מספר טלפון תקין ואמיתי השייך לחברה שלכם.
3. הגדרת היעד – יש להגדיר האם היעד דינמי (למשל מספר הטלפון של הלקוח) או קבוע (למשל לטלפון של המנהל).
4. מיקום – בשדה Numbers Local יש להגדיר ישראל.

שימו לב שעל מנת לשלוח הודעות SMS יש לרכוש קרדיט SMS בתפריט ההגדרות. עלות הודעה הינה 2 אגורות ל-63 תווים.

Create Object

ביצירת אובייקט נשתמש כאשר אנו רוצים לייצר רשומה חדשה במערכת. למשל, יצירה של משימה למעקב לאחר השלמת מכירה. נייצר רשומה בטבלת Tasks.

על מנת להגדיר אובייקט ליצירה נדרש להגדיר את הפרמטרים הבאים:

1. בחירת הטבלה בה תיווצר הרשומה החדשה
2. בחירת השדה בטבלה בו יתקבל ערך (למשל סוג מהשימה – TypeId)
3. הגדרת סוג הערך – האם זהו ערך קבוע או דינמי. לדוגמה, בדרך כלל נגדיר את סוג המשימה כקבוע – סוג מסוים בתאם לאופי המשימה, ואת השיוך ללקוח נגדיר דינמי- הלקוח יהיה זהה ללקוח אליו משויכת המכירה.
4. ערך – בחירת הערך שיתקבל בשדה שהוגדר. האפשרויות יופיעו בהתאם לסוג השדה ולבחירה האם זהו ערך קבוע או דינמי.
5. יש להקפיד לאחר הגדרת כל ערך ללחוץ על Add Field. ניתן להגדיר מספר רב של שדות בהם יתקבלו ערכים באובייקט שיווצר.

מומלץ מאוד להגדיר ערכים בכל השדות המוגדרים שדות חובה בסוג הישות שנבחרה.

Update Object

פעולת עדכון אובייקט דומה מאוד באופייה לפעולת יצירת האובייקט. ההבדל הוא שכן נבצע עדכון של שדות מסוימים ברשומה קיימת במערכת. ניתן לעדכן את הרשומה הנוכחית שמפעילה את הטריגר, או רשומה אחרת המקושרת אליה (למשל עדכון לקוח המקושר למכירה המפעילה את הטריגר).

Server side code

פעולה מסוג Server side code בדרך כלל תהיה מבוצעת ע"י צוות MyBusiness במסגרת פיתוח ייעודי. במצב זה הצוות מפתח פונקציה מסוימת עם פעולה שאופיינה מול הלקוח והטריגר הוא שגורם לפונקציה לפעול.

Whatsapp Message

שליחת הודעת וואטסאפ מתאפשרת לאחר הגדרת וחיבור חשבון וואטסאפ דרך MyChat. לחצו כאן למידע נוסף על חיבור חשבון וואטסאפ.

לאחר הגדרת חשבון הוואטסאפ נדרש להגדיר תבניות בחשבון העסקי של מטא. התבניות שיוגדרו ואושרו יופיעו כאן בבחירת התבניות, לאחר בחירת הערוץ המתאים.

בדומה לשליחת הודעת SMS, גם כאן נדרש להגדיר את המספר אליו תישלח ההודעה, בין אם קבוע או דינמי.

אם נבחרה תבנית ובה משתנים דינמיים, נדרש לבחור את השדות המתאימים שייכנסו למשתנים אלו.

דוגמה מסכמת:

טריגר לשליחת SMS ללקוח חדש 

Name – "שליחת מסרון הצטרפות ללקוח חדש" כפי שנזכר מעלה שם הטריגר ישקף את פעולתו 

Event- נבחר ב" UPDATE" כיוון שליד הופך ללקוח רק פעם אחת. 

CRITERIAS – שדה " האם לקוח"= נכון  

                      שדה "טלפון" – קיים (מכיל ערך) 

• הערה- כאשר מגדירים מספר תנאים הקשר בניהם הוא תמיד " וגם" כלומר שניהם צריכים להתקיים לצורך הפעלת הטריגר. 

Actions – נבחר באפשרות " Text message "   

ונגדיר את הפרמטרים בשדות הבאים: 

Message- נזין את תוכן ההודעה, נוכל ליצור הודעה פרסונלית ללקוח על ידי שימוש בפרמטר Name עם סוגריים מסולסלות כמו בתמונה מטה, באותו אופן נוכל לשקף עוד נתונים בהודעה מהטבלה על ידי שימוש בהן.  

From User Phone – מספר השולח  

תחת הכותרת To:  

FIELD- נוכל לבחור את שדה הטלפון של הלקוח ( פרמטר שמשתנה פר לקוח)  

( טיפ- נקפיד על טלפונים ללא תווים רווחים מיותרים, לדוגמה אם נשתמש ב "- "אחרי קידומת המספר אז הSMS לא ישלח)  

Fixed- נוכל לבחור מספר קבוע אליו תשלח ההודעה, למשל אם אנחנו לא מול מחשב ורוצים לקבל SMS למספר שלנו על כך שנוסף לקוח חדש.  

(ניתן לבחור אחת מהאופציות הנ"ל בכל פעם).  

טיפ- בכל שלב נבצע לחיצה על כפתור APPLY לצורך שמירה לאחר כל שלב.  

טיפ- בסיום ניצור לקוח לדוגמה עם המספר שלנו שיעמוד בתנאי הטריגר ונשלח לעצמנו את הSMS לצורך בדיקה שההודעה מוצגת תקין. 

* ניתן לרכוש חבילת SMS תחת לשונית "הגדרות" בתפריט הניווט הראשי מצד ימין במערכת.