כלל אוטומטי מאפשר להגדיר שינויים בכרטיס/ישות הרצויה באופן אוטומטי, בהתאם להגדרות ולתנאים שאתם בוחרים.
תוכלו ליצור כללים אוטומטיים שיוצרים שינויים אוטומטיים כאשר הלקוחות שלכם, המכירות, הסטטוסים או התאריכים עומדים בתנאי שהוגדר.
למשל, תוכלו ליצור שדה לקריאה בלבד ולא לאפשר הזנה שלו, שדה שיהיה חובה למילוי ולא יהיה ניתן לפסוח/ לדלג עליו, תוכלו לקבוע ערך קבוע לשדה כאשר סטטוס משתנה ( למשל, כשסטטוס משתנה ל"בוצע תשלום חלקי " הערך בשדה אחראי יהיה אוטומטית "תמי-מנהלת כספים" ). בנוסף, תוכלו להסתיר שדה כאשר לא תרצו שהוא יופיע ויעמיס ויזואלית על הכרטיס. ( למשל, אם הערך בשדה "שולם" הינו "כן", הסתר את שדה "למה לא שולם?" ) . בהמשך המדריך ישנן דוגמאות נוספות
השימוש בכללים אוטומטיים יכול לחסוך לכם זמן, למשל – לא תצטרכו לנהל מעקב מידי אחרי המכירות/משימות ולבצע שינויים תכופים באופן ידני.
תנאים לכלל אוטומטי – (Conditions):
בחירת תנאי שיפעיל את הטריגר.
ראשית, עלייך לבחור שדה/ערך שישפיע/יפעיל את הפעולה.
למשל :
תנאי : שדה סטטוס משימה שווה ל – הושלמה
פעולה : שלח התראה עם המלל " המשימה x הושלמה בתאריך x בשעה x " למשמש ספציפי.
יצירת כלל אוטומטי – מיקום :
עליכם להיכנס לכרטיס הרצוי לקביעת כלל אוטומטי, למשל : כרטיס לקוח, כרטיס משימה, כרטיס פנייה.
(הכלל ישפיע רק על הכרטיס/ טבלה שנבחר/ה).
לאחר הגעה לכרטיס הרצוי, עליכם לעבור אל "עריכת כרטיס" בלחיצה על כפתור "ערוך" שנמצא בתחתית הכרטיס צד ימין.
לאחר הגעתכם לעריכת כרטיס –
בלחיצה על- Database form יפתח תפריט, עליכם לבחור ב- Form rules .
כעת, הגעתם לחלון בו תוכלו להגדיר כללים אוטומטיים.
איך יוצרים כלל אוטומטי – שלבים :
- בשלב הראשון בחרו את שם הכלל – Rule Name( נדרש לתת שם / תיאור מובן לכלל על מנת שמשתמשים אחרים יוכלו להבין במה מדובר ולחזור ולערוך אותו בעת הצורך )
דוגמאות ;
- כשמקור הגעה שווה ל- פנייה מהמוקד, שיוך ליד לאחראי – יותם.
- כשצ'ק בוקס "לא שולם" מלא , הצג הודעה "לא לתת שירות, לא שילם".
- הסתרת שדה "סכום" כל עוד שדה "מצב תשלום" לא מוזן בערך – "שולם".
ההגדרה של כללים אוטומטיים היא פשוטה
- בשלב השני עליכם לעבור לטאב Condition על מנת לבחור את התנאים שמפעילים את הכלל שלכם.
כשאתם יוצר כלל אתה בוחרים את הקריטריונים שיפעילו את הכלל. קריטריונים אלה נקראים "תנאים". לאחר שאתם בוחרים תנאי, אתם יכול להזין ערכים מותאמים אישית לתנאי.
לחצו על "Add new criteria".
כעת עליכם לבחור את התנאים.
Field – רשימת כל השדות בטבלה.
עליכם לבחור שדה מתוך הרשימה שיהיה התנאי לביצוע הפעולה שלכם.
Equesition – עליכם לבחור מה התנאים לשדה שבחרתם,
האם הוא יהיה שווה לערך מסוים, לא שווה , גדול מערך מסוים, קטן מ ועוד..
VALUE – עליכם להזין בהתאם לבחירתכם בEquesition
אם בחרת גדול מ -, עליך לבחור מספר.
אם בחרת שווה ל – , עליך לבחור את הערך מהרשימה אליו הוא שווה.
לדוגמה,
Filed – Sum
greater than or equal to- Equesition
Value – 8
כשהסכום גדול מ- או שווה ל- 8 ..
או
Filed- Status
equal to – Equesition
Value – הסתיים
כשהסטטוס שווה ל – "הסתיים"..
לאחר שסיימנו להגדיר את התנאי ( Condition ), עלינו לבחור מה הפעולה שתתבצע כאשר התנאי עומד בקריטריונים.
עברו לטאב הבא – Actions
לחצו על " Add new Actions"
Actions – עליכם לבחור את סוג הפעולה שתרצו שהמערכת תבצע.
אפשרויות לפעולה: ( Action )
Set field to read only – לקבוע ששדה יהיה "לקריאה בלבד", לא יהיה ניתן להזין בו נתונים או לערוך אותו.
Set field to required – לקבוע שדה יהיה "חובה למילוי", לא יהיה ניתן לפסוח עליו והוא יהיה חייב למילוי המשתמש.
Hide field – לקבוע ששדה "יוסתר", לא יהיה ניתן לראות את השדה.
Set fixed value – לקבוע ערך קבוע לשדה. למשל,
שדה – סוג משימה , ערך קבוע – השלמות
Set formula value –
Set value from URL –
Show message –
Value – תלוי בבחירה שלכם, במידה ובחרתם לדוגמה "לקבוע שדה כחובה למילוי" – יש לציין בValue באיזה שדה מדובר.
לאחר שסיימתם לחצו "Apply" .
לוחצים על "Publish" ( כפתור ירוק בחלק העליון של הדף מצד ימין )
כעת, הכלל שלכם פעיל.
*דוגמה ליצירת כלל שיסתיר את שדה "סיבת כישלון" כל עוד סטטוס ליד לא נמצא בסטטוס "נכשל":
Criteria1
Filed- Status
Not equal to – Equesition
Value – נכשל
Actions
Hide Filed -Actions
Filed– ReasonForFailure
