תוכנה לניהול משימות – עושה לנו חיים קלים

השאיפה של כל מנהל היא שהעסק יפעל בצורה כמה שיותר טובה, אך רבים מפספסים דווקא את הדברים הבסיסיים ביותר, כמו ניהול נכון של משימות.

כל עסק באשר הוא, בין אם זה עסק של שירותים פיננסיים ובין אם של מזון, נדרש ולנהל ולעמוד במשימות רבות. חלק מהמשימות הן כאלו שצריך לבצע מול לקוחות, חלק מול ספקים, וחלק מהמשימות הן פנימיות וייחודיות לעסק.

כדי להתמודד עם מגוון המשימות הללו, עסקים רבים פונים לפתרונות טכנולוגיים מתקדמים המאגדים את כלל הפעילות תחת קורת גג אחת, כמו מערכת CRM מקיפה.

לכאורה, זה נראה עניין פשוט לנהל את המשימות. אך האמת היא, שהרבה עסקים נופלים על ניהול המשימות שלהם. כיום ניתן לייעל באופן ניכר את ניהול המשימות של העסק באמצעות תוכנה לניהול משימות Mybusiness CRM. התוכנה מבטיחה שהעבודה תבוצע בצורה טובה, ושיהיה מעקב אחרי כל מה שקורה בארגון בכל רגע ורגע נתון.

התאמה לכל שלבי ניהול משימה- לפני, תוך כדי ואחרי

תוכנה לניהול משימות מקצועית ומתקדמת מתאימה לכל השלבים של ניהול המשימה, על ידי חלוקת משימה מסוימת לתתי משימות, לצד חלקות המשימות בין העובדים השונים. בעזרת תוכנה לניהול משימות, ניתן יהיה לבצע את החלוקה הזו בקלות להבטיח תפוקה מרבית מכל עובד.

מעבר לכך, תוכנה לניהול משימות מתאימה גם לשלב ביצוע המשימה, באפשרה לבחון ולעקוב אחר מעשיו וביצועיו של כל עובד, כמה כל עובד השקיע בביצוע המשימה, כמה עלה לבצע את המשימה וכדומה.

בנוסף, תוכנת ניהול משימות הינה מאוד נוחה לשימוש. גם מי שאין לו הרבה ידע במחשבים יוכל ללמוד בקלות כיצד לעבוד איתה. מעבר לכך, כניסה לתוכנת ניהול משימות אפשרית מכל מקום, באמצעות הסיסמא ושם המשתמש.

חשוב להבין כי תוכנה לניהול משימות טובה גם לשלב שאחרי ביצוע המשימה כולה, השלב שבו ניתן להתחיל להסיק מסקנות. בשלב זה חשוב לעבור על הנתונים שעולים מהתוכנה, המאפשרים להבין היכן בוצעו טעויות, איפה אפשר לצמצם את העלויות, וכיצד ניתן לייעל את ביצועה המשימה.

יכולתה של תוכנה לניהול משימות לייעל את עבודת הארגון

כפי שניתן להבין, תוכנה לניהול משימות מהווה כלי עוצמתי שיכול לשנות באופן משמעותי את התפקוד של הארגון, להגדיל את היעילות ולהבטיח שכל משימה מתבצעת בצורה הטובה ביותר. הנה כמה דרכים שבהן תוכנה לניהול משימות מייעלת את תפקוד הארגון:

• תכנון וארגון משימות: תוכנה לניהול משימות מאפשרת לתכנן את המשימות בצורה מסודרת ומובנית. כל משימה מוקצית לעובד מסוים, עם תאריך יעד וברמת עדיפות ברורה. הדבר מאפשר לעובדים לדעת בדיוק מה מצופה מהם ומתי, ומונע כפילות או השארת משימות חשובות ללא טיפול.

• מעקב אחרי התקדמות: התוכנה מאפשרת לעקוב אחרי ההתקדמות של כל משימה בזמן אמת. מנהלים יכולים לראות באיזה שלב נמצאת כל משימה, לזהות בעיות ולבצע התאמות במידת הצורך, מה שמסייע לשמור על לוחות זמנים ולהבטיח שהפרויקטים יסתיימו בזמן.

• שיפור התקשורת והשותפות: התוכנה משפרת את התקשורת בין חברי הצוות בכך שהיא מספקת מקום מרכזי שבו כל המידע זמין לכולם. ניתן להוסיף הערות, לשתף קבצים ולדון במשימות בתוך הפלטפורמה, מה שמקל על התקשורת ומבטיח שכולם מעודכנים ומסונכרנים.

• תיעדוף ובקרת עומס: בעזרת התוכנה, ניתן להגדיר עדיפויות לכל משימה ולראות את עומס העבודה על כל עובד. הדבר מאפשר להקצות משימות בצורה מאוזנת יותר, להימנע מעומס יתר על עובדים מסוימים ולוודא שכל המשימות החשובות מקבלות את תשומת הלב הנדרשת.

• אוטומציה של תהליכים: תוכנות ניהול משימות רבות מאפשרות אוטומציה של תהליכים, כמו תזכורות אוטומטיות, עדכונים על התקדמות המשימה והעברת משימות בין חברי הצוות באופן אוטומטי, מה שחוסך זמן ומפחית את הסיכון לשגיאות אנוש.

• דוחות וניתוחים: התוכנה לניהול משימות מספקת כלים לניתוח ביצועים ולהפקת דוחות מפורטים. אפשר לראות מגמות, לזהות צווארי בקבוק ולהבין אילו תהליכים דורשים שיפור. ניתוחים אלה מאפשרים למנהלים לקבל החלטות מושכלות ולבצע שיפורים מתמידים.

• שיפור ניהול הזמן: כאשר כל המשימות מתוכננות ומנוהלות בצורה יעילה, וכל חבר צוות יכול להתמקד בעבודה שלו ללא הפרעות מיותרות, מה שמשפר את ניהול הזמן ומאפשר לבצע את העבודה בצורה מהירה ואפקטיבית יותר.

תוכנה מתקדמת לניהול משימות

עם תוכנת ניהול משימות Mybusiness CRM תזכו למערכת מקצועית ויעילה במיוחד. המערכת יודעת ליצור משימות עם תאריכי יעד והקצאה של עוד משתמשים, לספק תזכורת אודות המשימות לבעלי עניין ולעקוב באופן שוטף אחר התקדמות של משימות.

כל זאת עם סנכרון פעילויות מול יומנים של 365 ושל גוגל, תוך יכולת לקבוע פעילויות רבות משתמשים. הדוחות של המשימות נגישים למנהלים בארגון באופן שמאפשר לעקוב אחר משימות פתוחות שיש עוד לטפל בהן.

להזמנת התוכנה ולקבלת למידע נוסף אודות מערכת מתקדמת לניהול משימות צרו קשר עם MyBusiness ב- 077-6049599