הוראת חיוב מגדירה ממי גובים, מאיזה חשבון בנק, כמה ובאיזו תדירות, ואיזה מסמך יופק ללקוח בכל חיוב. מקימים הוראה אחת לכל לקוח שנתן לכם הרשאה לחיוב חשבון.
לפני שמתחילים, ודאו שפרטי המוסד כבר מוגדרים. ראו חיובי מס"ב: הגדרות והתחלת עבודה.
מסך חיובי מס"ב
ב-MyBooks לחצו חיובי מס״ב בתפריט הצד. ייפתח המסך "חיובים חוזרים - מס״ב" עם שלוש לשוניות:
- רשימת הרשאות חיוב — כל הוראות החיוב, שורה לכל לקוח. מכאן גם יוצרים מקבץ חיוב.
- הגדרות תוכניות חיוב — חבילות חיוב קבועות שאפשר לשייך להוראות.
- מקבצי חיוב — המקבצים שיצרתם והסטטוס של כל אחד.
ברשימה מוצגים לכל הוראה: שם הלקוח, אימייל, פעיל, סכום, תאריך חיוב אחרון, סטטוס חיוב אחרון, תאריך החיוב הבא וסוג המסמך שיופק. לחיצה על שם הלקוח פותחת את ההוראה לעריכה.
הקמת הוראת חיוב חדשה
לחצו הוסף הוראת חיוב. בחלון שנפתח יש שלושה חלקים: פרטים כלליים, פרטי חיוב והגדרות מסמך.
פרטים כלליים
- לקוח (חובה) — בחרו את הלקוח מרשימת הלקוחות במערכת.
- אימייל — כתובת המייל של הלקוח.
- מחזוריות — חודשי, דו חודשי, רבעוני, חצי שנתי או שנתי. אחרי כל חיוב, תאריך החיוב הבא מתקדם לפי המחזוריות.
- ID חיצוני — שדה אופציונלי, למשל מספר הלקוח במערכת אחרת.
- מספר חיובים (חובה) — מספר החיובים שההוראה כוללת, למשל 12 להסכם שנתי בחיוב חודשי. עקבו אחרי השדה "מס' חיובים שבוצעו עד כה", וכשההוראה מסתיימת הסירו את הסימון פעיל.
- תאריך חיוב הבא (חובה) — מתי מתוכנן החיוב הקרוב. אחרי כל חיוב שנסגר, המערכת מעדכנת את התאריך לבד.
- פעיל — רק הוראה פעילה אפשר לסמן ולהכניס למקבץ. בהוראה חדשה התיבה לא מסומנת: סמנו אותה לפני השמירה. כדי להפסיק לחייב לקוח, הסירו את הסימון.
פרטי חיוב
אלה פרטי ההרשאה בבנק. העתיקו אותם בדיוק מטופס ההרשאה של הלקוח:
- בנק — בחרו מהרשימה. אם הבנק של הלקוח לא מופיע ברשימה, פנו לתמיכה.
- מספר סניף — עד 3 ספרות.
- מספר חשבון — עד 9 ספרות.
- שם לקוח — השם שייכתב בקובץ מס"ב. נכנסים לקובץ 16 התווים הראשונים.
- ת.ז. — מספר תעודת הזהות או ח.פ. של בעל החשבון, עד 9 ספרות.
- מס' מזהה ללקוח במוסד (אסמכתא) — המספר המזהה של הלקוח אצלכם, כפי שמופיע בהרשאה. ספרות בלבד, עד 20 ספרות. שש הספרות האחרונות לא יכולות להיות כולן 0 (למשל 1000000 לא יתקבל).
מתחת לפרטי החיוב יש שדה הערה פנימית לשימושכם בלבד. היא לא מופיעה במסמך.
שימו לב:
- את שם הלקוח, ת.ז. והאימייל מזינים בהוראה עצמה. בחירת הלקוח לא ממלאת אותם.
- השוו את הבנק, הסניף והחשבון לטופס ההרשאה לפני השמירה. סניף שגוי עלול לגרום למס"ב לדחות את כל הקובץ, וחשבון שגוי יגרום להחזרת החיוב.
הגדרות מסמך
- סוג מסמך להפקה (חובה) — המסמך שיופק ללקוח בכל חיוב: חשבונית מס קבלה, חשבונית מס או חשבונית עסקה. הסוג "קבלה" לא מתאים לחיוב מס"ב: בהוראה כזו אין שורות חיוב, והיא לא תיכנס למקבץ.
- תוכנית קיימת או הזנת חיוב פרטני — בחרו אם הסכום נקבע לפי חבילה קבועה (ראו "תוכניות חיוב" בהמשך) או לפי שורות שתגדירו ללקוח הזה בלבד.
- בחירת תוכנית — אם בחרתם "תוכנית קיימת", בחרו את החבילה מהרשימה.
המערכת מציגה את סך הכל לפני הנחה, את המע"מ ואת הסכום הכולל. אפשר גם להגדיר:
- גובה הנחה וסוג ההנחה — באחוזים (%) או בשקלים (₪).
- ללא מע"מ — לחיוב שלא חל עליו מע"מ.
- עיגול אגורות — מעגל את הסכום הכולל לשקל שלם.
- הערות למסמך — טקסט שיופיע על המסמך שיופק.
הסכום בכרטיס מוצג לבדיקה. הסכום לחיוב עצמו מחושב מחדש בכל יצירת מקבץ, לפי השורות של ההוראה או של התוכנית. לכן לפני הפקת הקובץ, השוו את הסכומים בכרטיס המקבץ לסכומים שציפיתם להם.
הזנת חיוב פרטני: בחרו "הזנת חיוב פרטני" ולחצו הוסף פריט. בכל שורה בוחרים מוצר מקטלוג המוצרים ומעדכנים כמות ומחיר:
- בכל שורה חייב להיות מוצר. שורה בלי מוצר לא תישמר.
- בחירת מוצר ממלאת את המחיר מהקטלוג. לכן בחרו קודם את המוצר, ורק אחר כך שנו את המחיר אם צריך.
- סגרו או שמרו כל שורה לפני ששומרים את ההוראה.
השדה שורות לחיוב מכתובת HTTP מיועד לחיבור מתקדם שבו שורות החיוב נמשכות ממערכת חיצונית. אם אינכם משתמשים בו, השאירו אותו ריק.
בסיום לחצו שמור. ההוראה תופיע ברשימה.
מה רואים בהוראה קיימת
בראש החלון יש שלושה שדות מידע שמתמלאים אחרי החיוב הראשון: תאריך חיוב אחרון, סטטוס חיוב אחרון ומס' חיובים שבוצעו עד כה.
אם הוראה לא נכנסה למקבץ חיוב, הסיבה מופיעה בשדה שגיאת חישוב סכום לחיוב שבחלק הגדרות המסמך. ההודעה מוצגת באנגלית. ההודעות הנפוצות:
| ההודעה | מה לבדוק |
|---|---|
No valid rows foundNo rows found | אין להוראה שורות חיוב: לא נבחרה תוכנית, אין שורות פרטניות, או שנבחר סוג מסמך "קבלה". |
Bank code is invalid | לא נבחר בנק. |
Branch number is invalid | מספר הסניף חסר או ארוך מ-3 ספרות. |
Account number is invalid | מספר החשבון חסר או ארוך מ-9 ספרות. |
Customer ID is invalid | ת.ז. חסרה או ארוכה מ-9 ספרות. |
invalid reference or total | האסמכתא לא תקינה (ראו למעלה), שם הלקוח חסר, או שהסכום אינו חיובי. |
תקנו את ההוראה ושמרו, ואז הכניסו אותה למקבץ חדש.
תוכניות חיוב
תוכנית היא חבילה קבועה של שורות מוצר, למשל "חוזה שירות בסיסי" במחיר קבוע. במקום להגדיר שורות לכל לקוח, משייכים את התוכנית להוראה. התוכניות משותפות למודול הריטיינר, כך שאפשר להשתמש באותה חבילה בשני המנגנונים.
בלשונית הגדרות תוכניות חיוב לחצו הוסף חבילה, תנו לחבילה שם, הוסיפו שורות ולחצו שמור. לחיצה על שם של תוכנית קיימת פותחת אותה לעריכה. שינוי בתוכנית משפיע על כל הוראות המס"ב שמשתמשות בה, החל מהמקבץ הבא שתיצרו.
מה הלאה
כשההוראות מוכנות, יוצרים מקבץ חיוב ומפיקים את קובץ מס"ב. המשיכו למדריך מקבץ חיוב והפקת קובץ מס"ב.
