בכל מחזור חיוב, למשל פעם בחודש, מרכזים את הוראות החיוב שמגיע זמנן במקבץ אחד. מהמקבץ מפיקים קובץ מס"ב ומשדרים אותו. אחרי השידור מסמנים במערכת שהחיוב נשלח, והיא מפיקה לכל לקוח את המסמך שהוגדר בהוראה שלו.
לפני שמתחילים, ודאו שפרטי המוסד מוגדרים ושהוראות החיוב קיימות. ראו חיובי מס"ב: הגדרות והתחלת עבודה והוראות חיוב במס"ב.
1. יוצרים מקבץ חיוב
ב-MyBooks לחצו חיובי מס״ב ופתחו את הלשונית רשימת הרשאות חיוב.
- סמנו את ההוראות שתרצו לחייב במחזור הזה. היעזרו בעמודה תאריך החיוב הבא. תיבת הסימון בכותרת הטבלה מסמנת את כל ההוראות הפעילות, גם כאלה שעוד לא הגיע זמנן.
- לחצו צור מקבץ לחיוב.
תופיע הודעה עם מספר החיובים שנכנסו למקבץ, הסכום לחיוב ומספר השגויים. השגויים הם הוראות שסימנתם ולא נכנסו למקבץ. כדי לגלות למה, פתחו את ההוראה ובדקו את השדה שגיאת חישוב סכום לחיוב (פירוט ההודעות במדריך הוראות חיוב במס"ב). אחרי התיקון אפשר להכניס אותן למקבץ חדש.
חשוב לדעת:
- המערכת לא בוחרת לבד את ההוראות לפי התאריך. רק מה שסימנתם נכנס למקבץ.
- רק הוראות פעילות אפשר לסמן. הוראה לא פעילה מופיעה ברשימה בלי תיבת סימון.
- לפני שיוצרים מקבץ, ודאו שההוראות שסימנתם לא נמצאות כבר במקבץ אחר של אותו מחזור (חוץ ממקבץ שסימנתם "לא לשידור", ראו "תיקון טעות בקובץ"). הוראה שתיכנס לשני מקבצים ששודרו תחויב פעמיים.
- המקבץ שומר את פרטי ההוראות כפי שהיו ברגע היצירה. תיקון של הוראה אחרי יצירת המקבץ לא ישנה את המקבץ.
2. פותחים את המקבץ ובודקים אותו
עברו ללשונית מקבצי חיוב. בכל שורה מוצגים שם המקבץ, תאריך היצירה, מספר החיובים, הסכום, מספר רץ והסטטוס.
כברירת מחדל מוצגים המקבצים שנוצרו בחודש הנוכחי. כדי לראות מקבצים קודמים לחצו חיפוש, שנו את טווח התאריכים (אפשר לסנן גם לפי סטטוס) ולחצו חפש.
לחצו על שם המקבץ כדי לפתוח אותו. בחלון "מקבץ לחיוב" מופיעים פרטי המקבץ, ומתחתם רשימת הלקוחות שבו עם הסכום של כל אחד. עברו על הרשימה ועל הסכומים לפני שממשיכים.
למקבץ חדש ניתן שם טכני (המילה Group ותאריך ושעה). מומלץ לשנות אותו בשדה שם לשם ברור, למשל "מקבץ מס"ב — אוקטובר 2026", וללחוץ שמור.
3. מפיקים קובץ מס"ב
הפיקו את הקובץ ביום שבו תשדרו אותו: התאריך שבו הקובץ הופק נרשם בו כיום הערך של החיוב.
לחצו הפק קובץ לחיוב. תופיע ההודעה "קובץ נוצר בהצלחה" (סגרו אותה בכפתור סגור), ואחריה:
- הקובץ יורד למחשב. שמו בנוי מהמילה masav, התאריך והשעה, למשל
masav_20261014_121020.msv. - מתחת לכפתור מופיע הקישור קובץ מסב להורדה, להורדה נוספת של אותו קובץ כל עוד החלון פתוח. אחרי שסוגרים את החלון, מורידים את הקובץ שוב בלחיצה נוספת על "הפק קובץ לחיוב".
- סטטוס המקבץ משתנה להופק קובץ, ומופיע הכפתור לשלב הבא.
4. משדרים את הקובץ למס"ב
העבירו את הקובץ למס"ב בערוץ שבו אתם עובדים, כפי שהבנק הנחה אתכם (למשל האתר העסקי של הבנק או תוכנת מס"ב). בדקו מול הבנק את מועד השידור הנדרש ואת יום הערך.
אם גיליתם טעות בקובץ, או שמס"ב דחה את כל הקובץ, אל תמשיכו לשלב הבא. פעלו לפי הסעיף "תיקון טעות בקובץ" בהמשך.
5. מסמנים שהחיוב נשלח ומפיקים מסמכים
אחרי שהקובץ שודר בהצלחה, חזרו לכרטיס המקבץ ולחצו חיוב נשלח לבנק, הפק מסמכים. בהודעה "לסגור את החיוב ולהפיק מסמכים?" לחצו אישור.
לחצו על הכפתור רק אחרי שהשידור הצליח: הפעולה סוגרת את המקבץ ומתחילה להפיק מסמכים חשבונאיים. תופיע ההודעה "חיוב נסגר בהצלחה. הפקת מסמכים החלה" עם מספר החיובים שנשלחו להפקת מסמכים. אחרי האישור:
- סטטוס המקבץ משתנה לנשלח לחיוב, וכל לקוח במקבץ מסומן בעמודה האם חויב.
- לכל לקוח מופק המסמך שהוגדר בהוראה שלו (למשל חשבונית מס קבלה). ההפקה רצה ברקע ויכולה לקחת כמה דקות. המסמכים מופיעים במסמכי הנהח"ש, ומשם אפשר לצפות בהם ולשלוח אותם ללקוח במייל.
- בכל הוראת חיוב מתעדכנים תאריך החיוב האחרון, הסטטוס ומספר החיובים שבוצעו, ותאריך החיוב הבא מתקדם לפי המחזוריות.
בדקו שכל המסמכים הופקו. אם הפקת מסמך ללקוח נכשלה, תופיע הודעת שגיאה בעמודה מסמך בכרטיס המקבץ. הלקוח עדיין מסומן כמי שחויב, לכן הפיקו לו את המסמך ידנית ב-MyBooks.
אחרי שהמקבץ נשלח לחיוב, אל תלחצו שוב על "הפק קובץ לחיוב": הפקה חוזרת מחזירה את הסטטוס ל"הופק קובץ" ועלולה להוביל לשידור כפול.
סטטוסי מקבץ
| סטטוס | מה המשמעות | הפעולה הבאה |
|---|---|---|
| חדש | המקבץ נוצר, עדיין לא הופק ממנו קובץ. | הפק קובץ לחיוב |
| הופק קובץ | הקובץ הופק וממתין לשידור. | שידור הקובץ, ואחריו "חיוב נשלח לבנק, הפק מסמכים" |
| נשלח לחיוב | החיוב נסגר והפקת המסמכים התחילה. | בדיקה שכל המסמכים הופקו. המחזור הבא מתחיל במקבץ חדש. |
תיקון טעות בקובץ
אם גיליתם טעות לפני השידור, או שמס"ב דחה את הקובץ, אל תסמנו את המקבץ כ"נשלח לחיוב". מחקו מהמחשב את הקובץ השגוי, ואז:
- טעות בפרטי המוסד (קוד מוסד, קוד מוסד שולח, שם מוסד, מספר סידורי) — תקנו בלשונית הגדרות למס״ב, וחזרו לאותו מקבץ ולחצו שוב "הפק קובץ לחיוב". פרטי המוסד נקראים מחדש בכל הפקה.
- טעות בהוראות החיוב (בנק, סניף, חשבון, סכום) — המקבץ שומר את הפרטים כפי שהיו ביצירתו, ולכן צריך מקבץ חדש: תקנו את ההוראות, צרו מקבץ חדש עם ההוראות המתוקנות והפיקו ממנו קובץ.
המקבץ הישן נשאר ברשימה. כדי שלא תשדרו או תסגרו אותו בטעות, תנו לו שם ברור, למשל "לא לשידור — הוחלף".
החזרות
את פירוט החיובים שהבנק החזיר (למשל בגלל חוסר כיסוי או ביטול הרשאה) מקבלים מהבנק. מטפלים בהם ידנית מול הלקוח ובהנהלת החשבונות. אם הרשאה בוטלה, הסירו את הסימון פעיל בהוראת החיוב של הלקוח.
סיכום: החיוב החודשי בשבע פעולות
- רשימת הרשאות חיוב: סמנו את ההוראות של המחזור.
- צור מקבץ לחיוב, ובדקו בהודעה את המספר, הסכום והשגויים.
- מקבצי חיוב: פתחו את המקבץ, בדקו את הסכומים ותנו לו שם ברור.
- ביום השידור: הפק קובץ לחיוב.
- שדרו את הקובץ למס"ב.
- חיוב נשלח לבנק, הפק מסמכים, ואז אישור.
- בדקו שכל המסמכים הופקו.
