MyInbox מאפשר לקבל ולנהל הודעות דוא"ל ישירות בתוך ה-CRM, כך שכל התקשורת עם לקוחות מרוכזת במקום אחד ומשויכת אוטומטית לכרטיסי הלקוחות הרלוונטיים.
תקשורת דוא"ל היא ערוץ מרכזי בעבודה מול לקוחות. במקום לעבור בין תיבת המייל לבין ה-CRM, MyInbox מאפשר לכם לקבל, לצפות ולהגיב למיילים ישירות מתוך המערכת. כל מייל נכנס משויך אוטומטית ללקוח או לאיש הקשר הרלוונטי, כך שנוצרת היסטוריית תקשורת מלאה ונגישה.
מדריך זה ילווה אתכם בתהליך חיבור תיבת המייל ל-MyBusiness CRM, צעד אחר צעד.
פרוטוקולים נתמכים
MyInbox תומך בשתי שיטות חיבור:
- חיבור Gmail — אינטגרציה ישירה עם חשבון Google באמצעות OAuth. מומלץ למי שעובד עם Gmail או Google Workspace.
- חיבור IMAP — חיבור לכל תיבת מייל שתומכת בפרוטוקול IMAP. מתאים לספקי מייל כמו Outlook, Yahoo, או שרתי מייל פרטיים.
חיבור Gmail
חיבור Gmail מתבצע באמצעות מנגנון OAuth של Google — אתם מאשרים ל-CRM גישה לתיבת המייל מבלי לחשוף את הסיסמה שלכם.
שלבי החיבור:
- היכנסו ל-הגדרות מערכת בתפריט הניהול.
- עברו ללשונית MyInbox או אינטגרציות דוא"ל.
- לחצו על "חיבור Gmail".
- חלון של Google ייפתח — התחברו עם חשבון ה-Gmail הרצוי.
- אשרו את ההרשאות הנדרשות — המערכת מבקשת גישה לקריאת מיילים ושליחתם.
- לאחר האישור, תוחזרו ל-CRM עם הודעת אישור חיבור מוצלח.
חלון ההרשאות של Google — אישור גישה ל-CRM
הרשאות נדרשות: המערכת מבקשת הרשאה לקרוא הודעות נכנסות, לשלוח מיילים בשמכם ולגשת לפרטי אנשי הקשר. הרשאות אלו נדרשות לפעולה תקינה של MyInbox.
חיבור IMAP
אם אתם משתמשים בתיבת מייל שאינה Gmail, תוכלו לחבר אותה דרך פרוטוקול IMAP.
שלבי החיבור:
- היכנסו ל-הגדרות מערכת בתפריט הניהול.
- עברו ללשונית MyInbox.
- לחצו על "חיבור IMAP".
- מלאו את הפרטים הבאים:
– שרת IMAP — כתובת שרת הדואר הנכנס (לדוגמה: imap.gmail.com או imap.your-provider.com)
– פורט — בדרך כלל 993 לחיבור מאובטח (SSL/TLS)
– הצפנה — בחרו SSL/TLS (מומלץ)
– שם משתמש — כתובת הדוא"ל המלאה
– סיסמה — סיסמת תיבת המייל (או סיסמת אפליקציה אם מופעל אימות דו-שלבי)
- לחצו על "בדוק חיבור" לוודא שההגדרות תקינות.
- לחצו על "שמור" לסיום.
מסך הגדרת חיבור IMAP — שרת, פורט והצפנה
מסך הגדרות חיבור IMAP ל-MyInbox — פרטי שרת, פורט והצפנה
בדיקת החיבור
לאחר השלמת החיבור (Gmail או IMAP), מומלץ לוודא שהכל עובד כראוי:
- שלחו מייל מכתובת חיצונית אל תיבת המייל המחוברת.
- עברו ללשונית MyInbox ב-CRM ובדקו שהמייל מופיע ברשימת ההודעות הנכנסות.
- נסו להשיב על המייל מתוך ה-CRM וודאו שהתשובה נשלחת בהצלחה.
מסך הגדרות MyInbox — סטטוס החיבור ופרטי תיבת המייל
שיוך אוטומטי של מיילים
אחרי שתיבת המייל מחוברת, המערכת מנסה לשייך כל מייל נכנס לכרטיס לקוח או איש קשר קיים. השיוך מתבצע על פי כתובת הדוא"ל של השולח — אם הכתובת תואמת לשדה אימייל בכרטיס לקוח או איש קשר, המייל ישויך אוטומטית.
מיילים שלא שויכו אוטומטית יופיעו כ-"לא משויכים" ותוכלו לשייך אותם ידנית.
טיפים והמלצות
- השתמשו בכתובת דוא"ל ייעודית — מומלץ לחבר כתובת מייל ייעודית לעבודה עם ה-CRM (לדוגמה:
sales@company.co.il) ולא תיבת מייל אישית. - בדקו מסנני ספאם — ודאו שמיילים מה-CRM לא נחסמים על ידי מסנני ספאם בתיבת המייל שלכם.
- תדירות סנכרון IMAP — בחיבור IMAP, הסנכרון מתבצע מדי מספר דקות. אם אתם צריכים תגובה מיידית יותר, שקלו לעבור לחיבור Gmail.
- סיסמת אפליקציה — אם חשבון המייל שלכם מוגן באימות דו-שלבי (2FA), תצטרכו ליצור סיסמת אפליקציה ייעודית ולהשתמש בה במקום הסיסמה הרגילה.
- עדכנו כתובות מייל בכרטיסי לקוח — ככל שכתובות הדוא"ל בכרטיסי הלקוחות מעודכנות יותר, כך השיוך האוטומטי יעבוד טוב יותר.
