כללי טפסים (Form Rules) — הסתרה, חובה וערכים דינמיים

כללי טפסים מאפשרים לשלוט בהתנהגות השדות בטופס בצורה דינמית — להסתיר שדות, לחייב מילוי או לחשב ערכים אוטומטית, והכל בזמן אמת.

כללי טפסים (Form Rules) הם כלי רב-עוצמה שמאפשר להפוך את טפסי ה-CRM לחכמים ואינטראקטיביים. במקום טופס סטטי שבו כל השדות מוצגים תמיד, תוכלו ליצור חוויה דינמית שמותאמת את עצמה לפי הנתונים שהמשתמש מזין. כללי טפסים פועלים ברמת הממשק (Client-Side) ומספקים תגובה מיידית.

מה הם כללי טפסים?

כלל טופס מורכב משני חלקים:

• תנאים (Conditions) — מתי הכלל מופעל
• פעולות (Actions) — מה קורה כשהתנאים מתקיימים

ניתן להגדיר כללי טפסים על כל דף טופס (Form Page) במערכת — טופס לקוח, טופס עסקה, טופס משימה וכדומה. הכללים מופעלים באופן מיידי ברגע שהמשתמש משנה ערך בטופס.

מסך ניהול כללי טפסים — רשימת הכללים הפעילים בדף

רשימת כללי הטפסים הפעילים בדף — כל כלל מציג את שמו, תנאיו ופעולותיו

הגדרת תנאים

כל כלל טופס מתחיל בהגדרת תנאי אחד או יותר. התנאים קובעים באילו מצבים הפעולות יופעלו.

סוגי השוואות

שילוב תנאים

• AND (ברירת מחדל): כל התנאים חייבים להתקיים יחד.
• OR (condOr): מספיק שתנאי אחד מסומן כ-OR יתקיים.

טיפ: כדי לבדוק אם שדה ריק, השתמשו בתנאי equalTo עם ערך של מחרוזת ריקה ("").

ממשק עריכת כלל — הגדרת תנאים ופעולות

סוגי פעולות

לאחר שהגדרתם את התנאים, בחרו פעולה אחת או יותר מתוך שמונה סוגים:

1. readonly — שדה לקריאה בלבד

נעילת שדה כך שהמשתמש לא יוכל לערוך אותו.

• השדה מוצג בטופס אך אינו ניתן לעריכה.
• שימושי לנעילת שדות לאחר אישור או סגירת תהליך.

2. required — שדה חובה

הפיכת שדה לשדה חובה שחייבים למלא.

• הטופס לא ייסגר ללא מילוי השדה.
• שימושי להבטחת שלמות נתונים בתנאים מסוימים.

3. hidden — הסתרת שדה

הסתרת שדה מהטופס לחלוטין.

• השדה לא מוצג למשתמש כלל.
• שימושי להצגת שדות רלוונטיים בלבד לפי סוג הרשומה.

4. fixed-value — ערך קבוע

הזנת ערך סטטי קבוע לשדה.

• הערך מוזן אוטומטית כאשר התנאי מתקיים.
• שימושי לערכי ברירת מחדל תלויי-הקשר.

5. dynamic-value — ערך דינמי

העתקת ערך משדה אחר בטופס.

• הערך מתעדכן אוטומטית כשהשדה המקורי משתנה.
• שימושי להעברת מידע בין שדות.

6. formula-value — ערך מחושב

חישוב ערך על בסיס נוסחה.

• תומך בפעולות חשבוניות בסיסיות.
• שימושי לחישוב סכומים, אחוזים ומחירים.

7. show-message — הצגת הודעה

הצגת הודעה למשתמש בטופס.

• ההודעה מופיעה כאשר התנאי מתקיים.
• שימושית להנחיות, אזהרות או מידע נוסף.

8. value-from-url — ערך מכתובת URL

מילוי שדה מתוך פרמטר בכתובת ה-URL של הדף.

• הערך נשלף אוטומטית מה-URL בעת טעינת הדף.
• שימושי לקישורים שמעבירים מידע מדף אחר.

דוגמאות מעשיות

דוגמה 1: נעילת טופס בסטטוס "סגור"

מטרה: כשסטטוס העסקה הוא "סגור", כל השדות ייהפכו לקריאה בלבד.

1. צרו כלל חדש בשם "נעילת עסקה סגורה".
2. הגדירו תנאי: שדה Status מסוג equalTo עם ערך "סגור".
3. הוסיפו פעולת readonly לכל שדה שברצונכם לנעול.

דוגמה 2: חיוב אישור מנהל בעסקאות גדולות

מטרה: כשסכום העסקה עולה על 10,000, השדה "מנהל מאשר" הופך לחובה.

1. צרו כלל בשם "אישור מנהל לעסקה גדולה".
2. הגדירו תנאי: שדה Amount מסוג greaterThan עם ערך 10000.
3. הוסיפו פעולת required על השדה ManagerApproval.

דוגמה 3: הצגת שדות לפי סוג לקוח

מטרה: כשהסוג הוא "עסקי" — הצגת שדות חברה; כשהסוג הוא "פרטי" — הסתרתם.

1. צרו כלל בשם "הצגת שדות עסקיים".
2. הגדירו תנאי: שדה Type מסוג equalTo עם ערך "עסקי".
3. הוסיפו פעולת hidden עם ערך false על שדות החברה (כדי להציג אותם).
4. צרו כלל נוסף בשם "הסתרת שדות עסקיים" עם תנאי notEqualTo ל-"עסקי", ופעולת hidden על אותם שדות.

דוגמה מעשית: שדה "סיבת כישלון" מוסתר כשהסטטוס הוא חדש, ומופיע כחובה כשהסטטוס הוא "נכשלה"

דוגמה 4: חישוב סה"כ אוטומטי

מטרה: חישוב אוטומטי של סך = כמות כפול מחיר.

1. צרו כלל בשם "חישוב סה״כ".
2. ניתן להשאיר את התנאים ריקים (הכלל ירוץ תמיד) או להגדיר תנאי שהכמות גדולה מ-0.
3. הוסיפו פעולת formula-value על השדה Total עם נוסחה של כמות כפול מחיר.

כללי טפסים לעומת טריגרים

הבנת ההבדל בין כללי טפסים לטריגרים חשובה לבחירת הכלי הנכון:

כלל אצבע: אם הפעולה קשורה למה שהמשתמש רואה — השתמשו בכלל טופס. אם הפעולה קשורה למה שקורה ברקע — השתמשו בטריגר.

טיפים לעבודה עם כללי טפסים

• שמות ברורים: תנו לכל כלל שם תיאורי שמסביר מה הוא עושה, למשל "נעילת שדות בעסקה סגורה" ולא "כלל 1".
• סדר חשוב: אם יש כללים סותרים, הכלל האחרון ברשימה גובר. סדרו את הכללים בהתאם.
• בדקו מקרי קצה: ודאו שהכללים מתנהגים כהלכה גם כאשר שדות ריקים או כאשר משנים ערכים קדימה ואחורה.
• שילוב עם טריגרים: השתמשו בכללי טפסים לחוויית המשתמש ובטריגרים לוגיקה עסקית — השילוב ביניהם יוצר מערכת חזקה ושלמה.