אוטומציה מעשית — 10 דוגמאות שימושיות

מחפשים השראה לאוטומציות ב-CRM? הנה 10 דוגמאות מעשיות שאפשר ליישם עוד היום באמצעות טריגרים וכללי טפסים — מייל אוטומטי, יצירת משימות, תזכורות ועוד.

מנוע האוטומציה של MyBusiness CRM מאפשר לחסוך זמן, למנוע שגיאות ולהבטיח שאף משימה לא נופלת בין הכיסאות. במדריך זה תמצאו 10 תרחישים נפוצים עם הסבר מעשי ליישום כל אחד מהם. הדוגמאות מבוססות על טריגרים (שינוי נתונים ומתוזמנים) וכללי טפסים — הכלים המרכזיים לאוטומציה במערכת.

מסך ניהול טריגרים — רשימת כל הטריגרים המוגדרים במערכת

1. שליחת מייל אוטומטית כשליד חדש נכנס

התרחיש: כשנוצר ליד חדש בטבלת Leads, נשלח מייל תודה אוטומטי ללקוח הפוטנציאלי.

הגדרה:

1. צרו טריגר מסוג Data Change על טבלת Leads עם אירוע create.
2. בשדה onSetFields בחרו שדה שתמיד נוצר עם ערך, למשל Name.
3. הוסיפו פעולה מסוג email — בחרו חשבון SMTP, תבנית מייל וכתובת יעד מסוג field עם שם השדה Email.
4. בנושא המייל השתמשו בתוכן דינמי: שלום {{{Name}}}, קיבלנו את פנייתך.

הגדרת טריגר שליחת מייל אוטומטית עם יצירת ליד חדש

2. יצירת משימה אוטומטית כשסטטוס מכירה משתנה

התרחיש: כשסטטוס מכירה מתעדכן ל-"ממתין לחתימה", נוצרת משימה לאיש המכירות.

הגדרה:

1. צרו טריגר Data Change על טבלת Sales עם אירוע update.
2. בשדה onSetFields בחרו SaleStatusId.
3. הגדירו תנאי: שדה SaleStatusId מסוג equalTo עם ערך הסטטוס הרצוי.
4. הוסיפו פעולה מסוג create-object בטבלת Tasks, עם שדות:

– Name: ערך סטטי "להשלים חתימת חוזה"
– SaleId: ערך דינמי currentObject
– OwnerId: ערך דינמי OwnerId

הגדרת טריגר ליצירת משימה אוטומטית — בחירת אירוע, תנאים ופרמטרי המשימה

3. עדכון שדה בטבלה מקושרת כשרשומה מתעדכנת

התרחיש: כשסטטוס מכירה מתעדכן ל-"סגור-זכייה", שדה "לקוח פעיל" בכרטיס הלקוח מתעדכן ל-true.

הגדרה:

1. צרו טריגר Data Change על טבלת Sales עם אירוע update.
2. הגדירו תנאי: שדה SaleStatusId שווה ל-"סגור-זכייה".
3. הוסיפו פעולה מסוג update-object על טבלת Accounts.
4. בשדה connection הגדירו source.AccountId — הרשומה המפעילה מצביעה אל הלקוח שיש לעדכן.
5. הגדירו שדה IsActive עם ערך סטטי true.

4. שליחת SMS תזכורת לפני פגישה

התרחיש: 24 שעות לפני פגישה מתוכננת, נשלחת הודעת SMS ללקוח.

הגדרה:

1. צרו טריגר מסוג Scheduled על טבלת Activities.
2. בחרו את schedulerField כ-MeetingDate.
3. הגדירו schedulerHours לערך 24 (24 שעות לפני).
4. הוסיפו פעולה מסוג sms עם:

– to: סוג field, שם השדה Phone
– content: שלום {{{ContactName}}}, תזכורת לפגישתנו מחר בשעה {{{MeetingDate.format(timehm,he-IL,Asia/Jerusalem)}}}
– סמנו useQueue לשליחה בתור.

הגדרת פעולת שליחת מייל — בחירת תבנית, חשבון SMTP וכתובת יעד

5. שליחת הודעת WhatsApp כשפנייה חדשה נפתחת

התרחיש: כשנוצרת פנייה חדשה בטבלת Cases, נשלחת הודעת WhatsApp ללקוח עם מספר הפנייה.

הגדרה:

1. צרו טריגר Data Change על טבלת Cases עם אירוע create.
2. הוסיפו פעולה מסוג whatsapp-message.
3. בחרו תבנית WhatsApp מאושרת והגדירו את הפרמטרים הדינמיים — למשל {{{Name}}} לשם הלקוח ו-{{{CaseNumber}}} למספר הפנייה.
4. הגדירו to מסוג field עם שם השדה Phone.

הגדרת טריגר שליחת הודעת WhatsApp — בחירת תבנית ומיפוי פרמטרים דינמיים

6. יצירת התראה למנהל כשעסקה גדולה נסגרת

התרחיש: כשעסקה בסכום מעל 50,000 נסגרת, נשלחת התראה פנימית למנהל הצוות.

הגדרה:

1. צרו טריגר Data Change על טבלת Sales עם אירוע update ושדה מפעיל SaleStatusId.
2. הגדירו שני תנאים (AND): סטטוס equalTo ל-"סגור-זכייה" וסכום greaterThan ל-50000.
3. הוסיפו פעולה מסוג notification:

– userType: fixed, user: מזהה המנהל
– content: עסקה חדשה בסך {{{Total}}} נסגרה על ידי {{{OwnerId.name}}}
– icon: fa-bell, iconColor: #28a745

הגדרת פעולת התראה פנימית — בחירת משתמש, תוכן ואייקון

7. שינוי סטטוס אוטומטי לפי תאריך

התרחיש: כשתאריך היעד של משימה עבר, הסטטוס משתנה אוטומטית ל-"באיחור".

הגדרה:

1. צרו טריגר מסוג Scheduled על טבלת Tasks.
2. בחרו schedulerField כ-DueDate ו-schedulerHours לערך 0 (בזמן).
3. הגדירו תנאי: שדה Status לא שווה ל-"הושלם" (notEqualTo).
4. הוסיפו פעולה מסוג update-object על אותה טבלה עם connection מסוג source ושדה Status עם ערך סטטי "באיחור".

8. עדכון מונה/סכום בכרטיס לקוח

התרחיש: כשעסקה חדשה נוצרת, שדה "סך הכנסות" בכרטיס הלקוח מתעדכן.

הגדרה:

1. צרו טריגר Data Change על טבלת Sales עם אירוע create.
2. הוסיפו פעולה מסוג update-object על טבלת Accounts.
3. הגדירו connection כ-source.AccountId.
4. בשדה TotalRevenue השתמשו בערך דינמי Total — שימו לב שעדכון זה מתאים כאשר תרצו להציב את ערך העסקה. לצבירה מתמשכת, שקלו להשתמש ב-server-side-code עם לוגיקת חישוב מתקדמת.

9. שליחת Webhook לשירות חיצוני

התרחיש: כשלקוח חדש נוצר, הנתונים נשלחים למערכת חיצונית (למשל מערכת שיווק או ERP).

הגדרה:

1. צרו טריגר Data Change על טבלת Accounts עם אירוע create.
2. הוסיפו פעולה מסוג http:

– url: https://your-service.com/api/new-customer?id={{{objectId}}}&name={{{Name}}}
– method: POST
– סמנו useQueue לשליחה בתור.

1. ניתן להוסיף Headers מותאמים, למשל Authorization עם טוקן אימות.

10. יצירת רשומה חדשה בטבלה אחרת — מליד למכירה

התרחיש: כשליד עובר לסטטוס "מוכן להמרה", נוצרת עסקה חדשה בטבלת Sales עם כל פרטי הליד.

הגדרה:

1. צרו טריגר Data Change על טבלת Leads עם אירוע update ושדה מפעיל LeadStatusId.
2. הגדירו תנאי: שדה LeadStatusId שווה ל-"מוכן להמרה".
3. הוסיפו פעולה מסוג create-object בטבלת Sales:

– Name: ערך דינמי Name
– AccountId: ערך דינמי AccountId
– LeadId: ערך דינמי currentObject (קישור חזרה לליד)
– OwnerId: ערך דינמי OwnerId

טיפים כלליים

• התחילו בקטן: יישמו אוטומציה אחת בכל פעם, בדקו שהיא עובדת כהלכה, ואז המשיכו לבאה.
• השתמשו ב-useQueue: בכל פעולה שעלולה לרוץ על הרבה רשומות בו-זמנית (HTTP, SMS, WhatsApp), סמנו את useQueue למניעת עומס.
• הימנעו משרשראות ארוכות: המערכת תומכת ב-3 רמות עומק של טריגרים בלבד. תכננו את הזרימה מראש.
• תעדו: רשמו בגיליון פשוט את כל הטריגרים הפעילים — על איזו טבלה, באיזה אירוע ומה הפעולה. זה יחסוך שעות של חיפוש בעתיד.

—

טיפ מקצועי: לפני שאתם בונים אוטומציה חדשה, שאלו את עצמכם: "מה קורה אם הטריגר ירוץ פעמיים על אותה רשומה?" — אם התשובה בעייתית, השתמשו בהגדרת oneachupdate כ-false כדי שהטריגר ירוץ רק פעם אחת לכל רשומה תואמת.