מדריך זה מציג את ממשק הניהול של צ'אטבוטים במערכת MyChat, מפרט את הכפתורים והפעולות האפשריות, ומסביר את שלבי העבודה הבסיסיים בהגדרה ועריכה של צ'אטבוט.
על מנת להיכנס להגדרות הצ'אטבוטים יש להיכנס למודול MyChat ושם ללחוץ על הגדרות:
סביבת העבודה של הצ'אטבוט
סביבת העבודה של הצ'אטבוט במערכת MyChat כוללת ממשק ידידותי למשתמש המאפשר יצירה, עריכה וניהול של צ'אטבוטים בקלות וביעילות. מציגה את מבנה הצ'אטבוט, שלביו השונים והקשרים ביניהם, ומאפשרת גישה מהירה לכל הפונקציות הדרושות לניהול הצ'אטבוט.
סרגל כפתורי ניהול הצ'אטבוט
בחלק העליון של ממשק העבודה נמצא סרגל הכפתורים המרכזי לניהול הצ'אטבוט:
להלן פירוט הכפתורים והפונקציות שלהם, מימין לשמאל:
- שדה הגדרת שם הצ'אטבוט
שדה טקסט המאפשר להגדיר או לשנות את שם הצ'אטבוט. יש לבחור שם משמעותי וברור שיעזור לזהות את הצ'אטבוט במערכת.
טיפ: מומלץ לכלול בשם התייחסות לתפקיד הצ'אטבוט (לדוגמה: "צ'אטבוט לידים – מחלקת מכירות").
2. סטטוס פעילות הצ'אטבוט
מתג המאפשר להפעיל או להשבית את הצ'אטבוט. כאשר הצ'אטבוט פעיל, הוא יכול לקבל ולנהל שיחות. כאשר הוא מושבת, המערכת לא תנתב שיחות לצ'אטבוט.
חשוב לדעת: במערכת יכולים להיות מוגדרים מספר ערוצים שונים (כל אחד עם מספר טלפון ייחודי), אך לכל ערוץ ספציפי יכול להיות צ'אטבוט פעיל אחד בלבד. ניתן להגדיר בוטים שונים על ערוצים שונים ולהעביר את השיחה ביניהם כחלק משלבים הבוט. ראה מדריך ניתוב שיחה.
שימושים מרכזיים:
- הפעלת הצ'אטבוט לאחר הקמה והגדרה שלו
- השבתה זמנית לצורך עריכה משמעותית
- השבתת צ'אטבוט לא רלוונטי מבלי למחוק אותו
- הפעלה מחדש לאחר השלמת תהליכי עדכון ושיפור
3. שיוך הצ'אטבוט לערוץ
כפתור המאפשר להגדיר לאיזה ערוץ תקשורת הצ'אטבוט ישויך. לחיצה על הכפתור תפתח חלון הגדרות שבו ניתן לקשר את הצ'אטבוט לערוצים שהוגדרו במערכת.חשוב לדעת: יש לוודא שהערוצים הרצויים מוגדרים כראוי במערכת לפני שיוך הצ'אטבוט אליהם. למידע נוסף, עיין במדריך "הגדרת ערוצים במערכת MyChat" שזמין כאן
4. ביטול שינוי אחרון
כפתור המאפשר לבטל את השינוי האחרון שבוצע בצ'אטבוט. פונקציה זו שימושית במיוחד במקרה של טעות או שינוי לא רצוי.
5. שמירת הצ'אטבוט והשינויים
כפתור לשמירת כל השינויים שבוצעו בצ'אטבוט. חשוב ללחוץ על כפתור זה באופן תדיר במהלך העבודה כדי למנוע אובדן מידע.
המלצה: מומלץ לשמור את השינויים לאחר כל שינוי משמעותי, כמו הוספת שלב חדש או עריכת תנאי מעבר.
6. הגדרת הודעות ברירת מחדל
כפתור המאפשר להגדיר הודעות מערכת כלליות שישמשו את הצ'אטבוט במצבים שונים. לחיצה על כפתור זה תפתח חלון הגדרות ייעודי:
בחלון זה ניתן להגדיר:
- זמן המתנה לתשובת לקוח – מגדיר כמה זמן הצ'אטבוט ימתין לתשובה מהלקוח (בחירה של כמות דקות באינטרוולים של 15 דקות – 15 / 30 / 45 / 60 וכו'):
- שלח הודעת אי תגובה לקוחות לאחר – מספר הדקות שלאחריהן תישלח הודעה אוטומטית ללקוח שלא הגיב
- סגור צ'אט לאחר – מספר הדקות לאחריהן המערכת תסגור אוטומטית את השיחה עם הלקוח אם לא התקבלה תגובה
- הודעות ברירת מחדל – הודעות אוטומטיות שיישלחו ללקוח בתנאים מסויימים:
- הודעת אי תגובה לקוחות – הודעה שתישלח כאשר הלקוח לא מגיב לאחר הזמן שהוגדר בסעיף "שלח הודעת אי תגובה לקוחות לאחר"הודעת סיום לקוחות – הודעת סיום שתישלח כאשר השיחה נסגרת אוטומטית לאחר הזמן שהוגדר בסעיף "סגור צ'אט לאחר". הודעה לקוחות במידה והזין פרמטר לא תקין – הודעה שתישלח כאשר הלקוח מזין נתונים בפורמט שגוי. פורמט שגוי תלוי בסוג התשובה שנבחרה בשלב (ראה מדריך שליחת הודעה). לדוגמה – אם נבחרה תשובה מסוג Number – פורמט שגוי יכיל נתונים שאינם מספרים.
- הודעת שגיאה – הודעה שתוצג במקרה של שגיאה טכנית שגורמת לסגירת השיחה.
לכל סוג הודעה קיים עורך טקסט מתקדם המאפשר עיצוב טקסט והוספת אימוג'ים
המלצות לניסוח הודעות:
- השתמשו בשפה ברורה וידידותית
- הקפידו על הודעות קצרות וממוקדות
- ציינו את הפעולה הבאה שהלקוח צריך לבצע
- שמרו על עקביות בסגנון ובטון של ההודעות
לאחר השלמת ההגדרות, לחצו על "שמור" כדי לשמור את השינויים או "ביטול" כדי לבטל
7. הוספת שלב
כפתור המאפשר להוסיף שלב חדש למבנה הצ'אטבוט. לחיצה על כפתור זה תפתח חלון להגדרת השלב החדש וסוג הפעולה שיתבצע בו.
סוגי פעולות אפשריים:
- שליחת הודעה – למידע נוסף, ראו מדריך שליחת הודעה בצ'אטבוט
- ניתוב שיחה – למידע נוסף, ראו מדריך ניתוב שיחה בצ'אטבוט
- שימוש חכם בנתונים – למידע נוסף, ראו מדריך שימוש חכם בנתונים
- שליחת הודעות מחוץ לצ'אטבוט – למידע נוסף, ראו מדריך שליחת הודעות מחוץ לצ'אטבוט
- הגדרות מיוחדות – יעלה בהמשך
8. מחיקת הצ'אטבוט
כפתור למחיקת הצ'אטבוט הנוכחי. לחיצה על כפתור זה תפתח חלון אישור לפני המחיקה בפועל.
אזהרה: פעולת המחיקה היא בלתי הפיכה. לאחר אישור המחיקה, לא ניתן לשחזר את הצ'אטבוט או את הגדרותיו.
9. מעבר לצ'אטבוט אחר
כפתור המאפשר לעבור לעריכה של צ'אטבוט אחר במערכת. לחיצה על כפתור זה תפתח רשימה של הצ'אטבוטים הקיימים במערכת לבחירה.
10. ניסוי ובדיקה של הצ'אטבוט
כפתור המאפשר לבדוק את הצ'אטבוט בסביבת בדיקה לפני הפעלתו בסביבת הייצור. לחיצה על כפתור זה תפתח חלון שיחה המדמה את חווית המשתמש.
למה זה חשוב: בדיקת הצ'אטבוט מאפשרת לזהות בעיות בזרימת השיחה, לתקן שגיאות ולשפר את חווית המשתמש לפני שהצ'אטבוט זמין ללקוחות.
11. שכפול הצ'אטבוט
כפתור המאפשר ליצור עותק של הצ'אטבוט הנוכחי. פונקציה זו שימושית ליצירת גרסה חדשה לצורך ניסויים, שיפורים או התאמות לקהלי יעד שונים.
טיפ: שכפול צ'אטבוט מאפשר לשמור על הגרסה המקורית הפועלת ולערוך שינויים בגרסה המשוכפלת, דבר המפחית סיכונים בזמן פיתוח והתאמות.
12. הצגת לוגים של הצ'אטבוט
כפתור המציג את יומן האירועים של הצ'אטבוט, כולל שיחות שהתקיימו, שגיאות ואירועים מערכתיים. המידע ביומן מסייע באיתור בעיות וניטור ביצועי הצ'אטבוט.
מפת הצ'אטבוט
לאחר יצירת הצ'אטבוט, תוכל לראות את מפת הצ'אטבוט המציגה את מבנה השלבים והקשרים ביניהם:
במפת הצ'אטבוט ניתן לראות את השלבים השונים ואת סדר המעבר ביניהם.
ניתן להקטין ולהגדיל את מפת הצ'אטבוט בהתאם לצורך.
עבודה עם מפת הצ'אטבוט:
- הוספת שלב – ניתן להוסיף שלבים בשתי דרכים:
- כפתור "הוספת שלב" בסרגל הכלים העליון – לאחר הוספת השלב נדרש לחבר אותו לשלב אחר.
- כפתור פלוס (+) בשלב קיים – באופן זה השלב החדש יקושר אוטומטית לשרשרת הפעולות
- עריכת שלב – לחיצה על כפתור העיפרון בשלב קיים מאפשרת עריכה של הפרטים שלו.
- מחיקת שלב – לחיצה על כפתור פח האשפה בשלב קיים או בחירת שלב ולחיצה על כפתור Backspace במקלדת.
- הגדרת קשרים ומיקום השלבים – הזזת שלב על המפה והגדרת החיבורים בין השלבים בחיבור הקו בין הנקודות שבצדדי השלבים.
טיפ: ניתן לשנות את סידור השלבים במפה באמצעות גרירה ושחרור, כדי לארגן את המפה באופן ברור יותר.
סיכום
ממשק ניהול הצ'אטבוט במערכת MyChat מספק מגוון כלים ואפשרויות ליצירה, עריכה וניהול של צ'אטבוטים אפקטיביים. באמצעות הכפתורים והפונקציות השונות, ניתן ליצור צ'אטבוט מותאם לצרכי העסק שלך ולנהל אותו בצורה יעילה.
להמשך למידה והעמקה בתכונות השונות של מערכת הצ'אטבוט, מומלץ לעיין במדריכים הספציפיים המוזכרים לעיל, המספקים מידע מפורט על כל אחת מהפונקציות.
