כללים אוטומטיים וטריגרים – מתי נשתמש בכל אחד

במערכת שלנו ישנן שתי דרכים לביצוע אוטומציות:

1. כללים אוטומטיים
2. טריגרים

בשניהם המבנה הוא דומה – תנאי – תוצאה. מגדירים מה התנאי/ם שמפעילים אותם ומה התוצאה/ות הרצוית.

במדריך זה נעמוד על ההבדלים ביניהם ונבחן דוגמאות שונות על מנת להבין מתי נשתמש בכל אחד מהם.

מיקום:

טריגרים וכללים אוטומטים נבנים ומתקיימים במקומות אחרים במערכת:

• כללים אוטומטיים – נבנים ומתקיימים בדף עצמו. למשל – בתוך כרטיס הלקוח.
• טריגרים – נבנים ומתקיימים בטבלאות הנתונים. למשל – בטבלת ההלקוחות.

זמן פעולה:

טריגרים וכללים אוטומטיים מופעלים באופן שונה:

• כללים אוטומטיים – מופעלים בעת ביצוע התנאי. למשל – אם התנאי הוא שינוי סטטוס מכירה, אז מיד בעת שינוי הסטטוס נראה את התוצאה של הכלל. עם זאת, המידע יישמר רק לאחר לחיצה על שמירה.
• טריגרים – מופעלים רק לאחר שמירת הנתונים. לאחר לחיצה על כפתור "שמור וסגור" או כפתור "שמור וערוך"

אפשרויות תוצאה:

ישנן תוצאות אשר ניתן ליצר גם בכללים אוטומטיים וגם בטריגרים, אך תוצאות רבות ניתן להגדיר רק באחד מהם.

• כללים אוטומטיים:
  • עדכון ערך בשדה בכרטיס הנוכחי
  • הסתרת שדות
  • הגדרת שדות כשדות חובה
  • הגדרת שדות לקריאה בלבד
  • הצגת הודעה
• טריגרים:
  • עדכון כרטיס נוכחי
  • עדכון כרטיס מקושר. למשל – מתוך מכירה עדכון נתון בכרטיס הלקוח.
  • יצירת כרטיס מקושר. למשל – מתוך מכירה ליצור משימה.
  • שליחת מייל
  • שליחת SMS
  • הקפצת התראה

מידע נוסף על אופן השימוש בכל אחד מהם ודוגמאות שונות, ניתן למצוא במדריכים הבאים:

• מדריך כללים אוטומטיים
• מדריך טריגרים