נקודות כלליות חשובות לניהול שיחה:
- תוקף שיחה הינו 24 שעות. המשך שיחה שבה ההודעה האחרונה הייתה לפני 24 שעות או יותר אפשרית מצד הלקוח בלבד ולא מצד המשתמש.
- לאחר סגירת שיחה – הודעה נוספת מהלקוח תפתח שיחה חדשה.
תחילת שיחה בהודעות נכנסות:
כאשר לקוח שולח הודעה למספר הוואטסאפ ההודעה תפתח בשיחה חדשה. השיחה תופיע בתפריט "כל השיחות" וניתן יהיה לענות עליה ולנתב אותה למשתמשים.
בסרגל השיחות השיחה תופיע עם הפרמטרים הבאים:
- שם כפי שמופיע בוואטסאפ של הלקוח או כתובת הדוא"ל אם השיחה מתנהלת בערוץ דוא"ל.
- אייקון וואטסאפ / מעטפה בהתאם לסוג הערוץ בו מתנהלת השיחה
- מלל ההודעה / נושא הדוא"ל
- הערוץ בו מתנהלת השיחה
- הזמן בו התקבלה ההודעה
בלחיצה על השיחה תוכן השיחה יופיע על המסך וניתן יהיה להמשיך אותה.
תחילת שיחת וואטסאפ יזומה מצד הנציג:
על מנת ליזום שיחה מצד המשתמש יש להיכנס לMyBusiness לכרטיס הלקוח.
בכפתור "הוסף חדש" יש לבחור "וואטסאפ"
בדף שנפתח יש להגדיר את הערוץ ממנו תישלח ההודעה (מתוך הערוצים שהוגדרו בהקמה) ואת התבנית לשליחה.
הודעה יזומה חייבת להיות מתוך התבניות שהוגדרו באותו חשבון וואטסאפ עסקי. לחצו כאן למידע נוסף בנושא.
מענה ללקוח:
לאחר שהלקוח שלח את ההודעה הראשונה המשתמש יכול להיכנס לשיחה ולענות להודעה ולהמשיך את השיחה.
בתחתית המסך ניתן לראות את תיבת כתיבת ההודעות ובה ניתן לבצע עריכות עיצוביות:
- טקסט מודגש
- טקסט נטוי
- טקסט עם קו חוצה
- יישור לשמאל
- יישור לימין
- הוספת אימוג'ים
ניתן גם לצרף קובץ ע"י לחיצה על אייקון האטב
ירידת שורה מתבצעת ע"י Ctrl+Enter
לאחר עריכת ההודעה ניתן לשלוח ע"י החץ הכחול או לחיצה על Enter במקלדת.
מענה ישיר להודעה ספציפית:
ניתן להשיב להודעה ספציפית בתוך השיחה. יש לעמוד על ההודעה עליה רוצים להשיב וללחוץ על החץ שלצידה.
ניתוב שיחה:
שיחה שאינה מנותבת לנציג ניתן לנתב בשלוש דרכים:
- משיכת שיחה ע"י משתמש בלחיצה על האייקון השמאלי
2. ניתוב שיחה למשתמש אחר – בלחיצה על האייקון הירוק תופיע רשימת המשתמשים ומצב הזמינות שלהם. מתחת לשם המשתמש יופיע הסטטוס, אם המשתמש במצב זמין תופיע לידו נקודה ירוקה, אם המשתמש במצב שאינו זמין תופיע לידו נקודה אדומה.
3. ניתוב של מספר שיחות בבת אחת
בתפריט "שיחות שטרם הוקצו" ניתן לבחור מספר שיחות בבת אחת ולשייך אותן לנציג ספציפי. יש לסמן את השיחות הרצויות בעיגול בצד שמאל של השיחה ולבחור את הנציג אליו מעוניינים לשייך את השיחות ולבסוף ללחוץ על "העבר"
שיחה המנותבת למשתמש מסוים והוא טרם טיפל בה תופיע אצלו תחת "שיחות ממתינות בתור" ויהיו בסטטוס "ממתין"
שיחה המנותבת למשתמש מסוים והוא החל לטפל בה תופיע אצלו תחת "השיחות שלי" ויהיו בסטטוס "בטיפול"
משתמש יכול לנתב שיחה המשוייכת אליו למשתמש אחר להמשך טיפול.
סגירת שיחה:
שיחה נסגרת באחת משתי דרכים:
- סגירה אוטומטית – תוקף שיחת וואטסאפ הינה 24 שעות. כאשר עוברות 24 שעות מההודעה האחרונה בשיחה לא ניתן להמשיך שיחה זו.
- סגירה ידנית – משתמש יכול לסגור שיחה ע"י לחיצה על כפתור הסגירה בשיחה
לאחר סגירת השיחה, אם הלקוח שולח הודעה נוספת תיפתח שיחה חדשה
התראות:
בעת קבלת הודעה השייכת לשיחה פתוחה, תוצג לנציג אליו משוייכת השיחה התראה בתחתית המסך מצד שמאל. בהתראה מוצג שם הלקוח כפי שמוצג בשיחה ותוכן ההודעה. לחיצה ההתראה תוביל את המשתמש לשיחה.
