שימוש חכם בנתונים

"שימוש חכם בנתונים" הוא מרכיב מתקדם במערכת MyChat המאפשר לצ'אטבוט לבצע פעולות מורכבות עם מידע שנאסף או קיים במערכת. פעולות אלו כוללות שליחת נתונים למערכות חיצוניות, חיפוש מידע במערכת, שמירת נתונים במסד הנתונים ועוד. מדריך זה מפרט את האפשרויות השונות לשימוש חכם בנתונים ומסביר כיצד להשתמש בהן ביעילות.

מבוא לשימוש חכם בנתונים

במערכת MyChat קיימות מספר פעולות חכמות לטיפול בנתונים, המאפשרות להפוך את הצ'אטבוט ליותר מאשר סתם רובוט תגובה בסיסי. ניתן לגרום לצ'אטבוט לבצע פעולות אקטיביות כמו:

• שליחת מידע למערכות חיצוניות באמצעות Webhook
• איתור וחיפוש נתונים במערכת
• שמירה ועדכון נתונים במסד הנתונים
• יצירת רשומות חדשות במערכת
• בדיקת תנאים והתניות מורכבות

בעת יצירת שלב חדש, ניתן לבחור באפשרויות שימוש חכם בנתונים:

Webhook

לאחר בחירה באפשרות Webhook, תועבר למסך ההגדרות:

ראשית, יש להגדיר שם פנימי לשלב ה- Webhook:

טיפ: בחרו שם תיאורי שיעזור לכם להבין את מטרת השלב, למשל: "שליחת פרטי לקוח ל-BI" או "בדיקת מלאי במחסן".

הגדרת כתובת URL

יש להזין את כתובת ה- URL של השירות החיצוני אליו תרצו להתחבר:

חשוב לדעת: ודאו שהשירות החיצוני מוגדר לקבל בקשות ומאובטח כראוי.

הוספת תוכן דינמי ל-URL

ניתן להוסיף פרמטרים דינמיים לכתובת ה-URL באמצעות שילוב משתנים שנאספו במהלך השיחה.

לדוגמה: https://api.example.com/check-Inventory?product={{ProductName}}&store={{StoreLocation}}

בחירת שיטת העברת נתונים (Method)

• GET – לבקשות של קריאת נתונים בלבד
• PUT – לעדכון נתונים קיימים
• AUTO – המערכת תבחר אוטומטית את השיטה המתאימה בהתאם לסוג הבקשה
• POST – לשליחת נתונים חדשים

טיפ: בחרו את השיטה בהתאם להגדרות ה-API אליו אתם מתחברים. עבור רוב המקרים של שליחת נתונים, השתמשו ב-POST.

Additional Headers

במידת הצורך, ניתן להוסיף פרמטרים מזהים (Headers) לבקשה.

על מנת להגדיר פרמטרים אלו נדרשים שני נתונים:

1. הגדרת Key – שם הכותרת, שהוא בדרך כלל סטנדרטי ומוגדר על ידי ה-API (למשל: Content-Type, applicationId)
2. הגדרת Value – הערך של הכותרת, שמכיל את המידע הספציפי (למשל: application/json, מספר מזהה ספציפי)

לדוגמה:

• Key: applicationId
• Value: 12345abc (המזהה הייחודי של האפליקציה שלכם)

שימושים נפוצים:

• Content-Type: application/json – לציון שהנתונים הנשלחים הם בפורמט JSON
• applicationId: [your-app-id] – להעברת מזהה האפליקציה לצורך אימות
• Accept: application/json – לציון שהתשובה המבוקשת היא בפורמט JSON

טיפ: בדקו בתיעוד של ה-API החיצוני אילו כותרות נדרשות. כותרות מוגדרות לא נכון הן סיבה נפוצה לכישלון בקשות API.

שמירת נתונים במערכת

לאחר קבלת תשובה מהשירות החיצוני, ניתן לשמור את הנתונים לשימוש בהמשך השיחה:

שימו לב: הגדירו את שמות המשתנים באנגלית ובצורה ברורה שתאפשר זיהוי קל בהמשך, למשל: InventoryStatus או OrderNumber.

הגדרת משתנים לשימוש בשלבים הבאים

ניתן להגדיר אילו נתונים מהתשובה ישמרו כמשתנים לשימוש בהמשך הצ'אטבוט. יש להגדיר את שם השדה אליו ייכנסו הנתונים ואת סוג השדה.

איתור נתונים במערכת

לאחר בחירה באפשרות "איתור נתונים במערכת", תועבר למסך ההגדרות:

ראשית, יש להגדיר שם פנימי לשלב:

טיפ: בחרו שם תיאורי שיעזור לכם להבין את מטרת השלב, למשל: "איתור לקוח" או "איתור פניה פתוחה"

חיפוש נתונים השמורים בצ'אטבוט

ניתן להשתמש בנתונים שכבר נאספו במהלך השיחה עם הלקוח, ולאתר רשומות במערכת MyBusiness-CRM:

נדרש לבחור את הנתון הקיים אותו רוצים לאתר במערכת

לקבלת מידע נוסף על איסוף נתונים מהלקוח, עיינו במדריך "שליחת הודעה"

חיפוש נתונים השמורים במערכת

• בחירת טבלה – יש לבחור איזה סוג נתון מחפשים, למשל אם מחפשים רשומות של לקוחות נבחר בטבלת Accounts.
• בחירת שדה – בחירת השדה בטבלה שנבחרה לפיו מאתרים את הרשומה, למשל אם מחפשים לפי מספר טלפון נבחר PhoneNumber
• בחירת תנאי – קיים או לא קיים

לאחר סיום הגדרת השלב, נוכל להגדיר את האפשרויות השונות לשלב הבא לפי תוצאות איתור הנתונים

שמירת נתונים במערכת

פעולה זו מאפשרת לשמור נתונים שנאספו בצ'אטבוט למסד הנתונים של המערכת לטובת שימוש בשלבים עתידיים בצ'אטבוט.

יש לתת שם לרשומה שתימצא. למשל אם חיפשנו לקוח ניתן לתת את השם – RetrievedAccount

קבלת אוסף רשומות – ייתכנו מצבים בהם יימצאו מספר רשומות עם אותו פרמטר (למשל מספר לידים ולקוחות עם אותו מספר טלפון.

גם כאן, חשוב לתת שם ייחודי לרשומות שיימצאו. למשל – AccountsArray

במצב זה לאחר הגדרת השלב נידרש להגדיר שלוש אפשרויות להמשך:

צור רשומה

ניתן ליצור רשומה חדשה במערכת (כגון לקוח חדש, פנייה חדשה וכו'):

הגדרת שם לשלב

בחרו שם תיאורי שיעזור לזהות את מטרת השלב, למשל: "יצירת לקוח חדש" או "פתיחת פניית שירות"

בחירת סוג האובייקט

בחרו את הטבלה בה תרצו ליצור רשומה. למשל:

• ליד/לקוח (Accounts)
• פנייה (Cases)
• הזדמנות מכירה (Sales)

מיפוי שדות ברירת מחדל

עבור כל שדה שתרצו למלא ברשומה החדשה, יש להגדיר:

• שם השדה – השדה במערכת שאליו יישמר המידע
• סוג הערך –
  • דינמי – נתון שהוזן בשלב מקדים בצ'אטבוט
  • קבוע – למשל מקור הגעה.
• ערך –
  • אם נבחר דינמי – בחירת הנתון שהוזן בשלב מקדים
  • אם נבחר קבוע – הזנת הערך שיתקבל

שמירת הרשומה כמשתנה

ניתן לשמור את המזהה הייחודי של הרשומה החדשה כמשתנה לשימוש בהמשך השיחה.

הגדירו שם משתנה באנגלית (למשל: NewAccountId או CaseNumber)

משתנה זה יכיל את המזהה של הרשומה החדשה שנוצרה

דוגמה ליצירת רשומה חדשה

תרחיש: יצירת פניית שירות חדשה

הגדרות:

• שם השלב: "יצירת פניית שירות"
• סוג האובייקט: Cases (פנייה)

מיפוי שדות:

• כותרת – שדה Name, סוג ערך – קבוע, ערך – פניה חדשה מבוט הפניות.
• טלפון – שדה PhoneNumber, סוג ערך – דינמי, ערך – מספר טלפון
• סטטוס – שדה StatusId, סוג ערך – קבוע, ערך – חדש.

שמירת מזהה הרשומה: NewCaseId

בדוגמה זו, נוצרת פניית שירות חדשה עם פרטים שנאספו בשיחה (מספר טלפון), ערכי ברירת מחדל (כותרת וסטטוס).

עדכון רשומה

פעולת "עדכון רשומה" מאפשרת לשנות נתונים ברשומה קיימת במערכת שנמצאה בשלב "איתור נתונים במערכת"

הגדרת שם לשלב

בחרו שם תיאורי וברור, למשל: "עדכון פרטי לקוח" או "סגירת פנייה"

עדכן אובייקט שאוחזר

בחירת אובייקט מתוך רשימת האובייקטים שנמצאו בשלבים קודמים מסוג איתור נתונים.

הגדרת ערכי ברירת מחדל לעדכון

עבור כל שדה שתרצו לעדכן, הגדירו:

• שם השדה – השדה במערכת שאליו יישמר המידע
• סוג הערך –
  • דינמי – נתון שהוזן בשלב מקדים בצ'אטבוט
  • קבוע – למשל מקור הגעה.
• ערך –
  • אם נבחר דינמי – בחירת הנתון שהוזן בשלב מקדים
  • אם נבחר קבוע – הזנת הערך שיתקבל

דוגמה לעדכון רשומה קיימת

תרחיש: עדכון סטטוס של פניית שירות

הגדרות:

• שם השלב: "סגירת פניית שירות"
• עדכון אובייקט שאוחזר – RetrivedCases (cases)
• שדות לעדכון:
  • סטטוס – StatusId, סוג ערך – קבוע, ערך – סגור.

בדוגמה זו, פניית שירות קיימת מעודכנת לסטטוס "סגור"

הגדרת תנאים

שלב זה מאפשר לנו לנתב את המשך פעולות הצ'טבוט לפי תנאים מסויימים.

• שדה – נבחר את השדה מרשימת השדות שהוגדרו בשלבים מוקדמים יותר בצ'אטבוט.
• סוג תנאי – קיים/מכיל/שווה וכו'.
• ערך – נבחר את הערך אותו אנו רוצים לבדוק.

לאחר הגדרת התנאים נוכל להגדיר את אפשרויות פעולות הצ'אטבוט לפי התוצאות: