שליחת הודעה מחוץ לבוט

פעולות של שליחת הודעה מחוץ לבוט מאפשרות שליחה של אימייל או SMS ללקוח.

שליחת מייל

תכונה זו מאפשרת לצ'אטבוט לשלוח הודעות דוא"ל ללקוחות או לגורמים פנימיים בארגון כחלק מתהליך השיחה. מדריך זה מסביר כיצד להגדיר ולהשתמש בפונקציונליות שליחת מייל בצורה יעילה.

מבוא לשליחת מייל מהצ'אטבוט

שליחת מייל מהצ'אטבוט מאפשרת אוטומציה של תקשורת עם לקוחות באמצעות דוא"ל, ויכולה לשמש למגוון מטרות:

• שליחת אישורים אוטומטיים (הזמנות, פניות שירות)
• העברת מידע מפורט או סיכום שיחה
• העברת פניות לגורמים פנימיים בארגון
• תזכורות ומעקבים אוטומטיים

הצ'אטבוט יכול לשלוח מיילים תוך שימוש בנתונים שנאספו במהלך השיחה, ולשלב אותם בצורה חכמה בתוכן המייל.

חשבון מייל שולח

הגדרת חשבון המייל ממנו תישלח ההודעה:

• בחר חשבון SMTP – לחצו על התפריט הנפתח ובחרו את חשבון ה-SMTP שממנו תרצו לשלוח את המייל.
• מאת – מתעדכן אוטומטית לפי הגדרות SMTP

חשוב לדעת: יש להגדיר מראש את חשבונות ה-SMTP בהגדרות המשתמשים במערכת. למידע נוסף, ראו מדריך הגדרות SMTP

פרטי נמענים

• נמען – כתובת קבועה אליה יישלח המייל (או כתובת דינמי אם נבחרה בשלב הבא)
• בחר נמען דינמי – בחירת כתובת דינמית שהוזנה בשלב מוקדם יותר בצ'אטבוט. אם מעוניינים לשלוח דוא"ל ללקוח, נבחר באפשרות זו.
• העתק (CC) – כתובת דוא"ל נוספת שיקבלו העתק גלוי של המייל.
• העתק נסתר (BCC) – כתובת דוא"ל שתקבל העתק נסתר של המייל.

תוכן המייל

ניתן לבחור תבנית תוך התבניות הקיימות במערכת או להזין תוכן חדש.

• בחר תבנית – בחירת תבנית מרשימת התבניות. יש להגדיר את התבנית מבעוד מועד בהגדרות התבניות. ראו מדריך תבניות דוא"ל.
• נושא – הזנת נושא הדוא"ל
• תוכן – אם נבחרה תבנית, תוכן התבנית יופיע בתוכן וניתן יהיה לערוך אותו. אם לא נבחרה תבנית, יש לערוך את תוכן הדוא"ל הרצוי בשדה זה.
• הוספת טקסט דינמי – בחירת אובייקט שהוזן בשלב מקדים בצ'אטבוט. יש לשים את סמן העכבר במקום בו מעוניינים להכניס את התוכן הדינמי ואז לבחור את הטקסט אותו מעוניינים להוסיף.

שליחת SMS

תכונה זו מאפשרת לצ'אטבוט לשלוח הודעות טקסט לטלפונים ניידים של לקוחות כחלק מתהליך השיחה. מדריך זה מסביר כיצד להגדיר ולהשתמש בפונקציונליות שליחת SMS בצורה יעילה.

מבוא לשליחת SMS מהצ'אטבוט

שליחת הודעות SMS מהצ'אטבוט מאפשרת להרחיב את ערוצי התקשורת עם הלקוח ולהגיע אליו גם כאשר אינו מחובר לשיחה פעילה. תכונה זו שימושית במגוון מצבים:

• אישורי פעולות וביצוע עסקאות
• תזכורות לפגישות ואירועים
• עדכונים דחופים וחשובים
• סיכומי שיחה וצעדים להמשך

יתרונות השימוש ב-SMS כוללים: קריאה מהירה, שיעור פתיחה גבוה, ואפשרות להגיע ללקוח גם ללא חיבור לאינטרנט.

הגדרת שלב שליחת SMS

• הגדר שם פנימי לשלב – הכניסו שם שיעזור לכם לזהות את מטרת השלב, למשל: "שלח SMS אישור הזמנה" או "שלח SMS תזכורת פגישה".
• מספר שולח – בחרו את מספר הטלפון ממנו תישלח הודעת ה-SMS. המספר שתבחרו יופיע כשולח ההודעה אצל הנמען.
• מספר יעד – ניתן להגדיר מספר קבוע (למשל במצב בו רוצים לשלוח הודעה לנציג המכירות) או מפר דינמי (ערך שהוזן בשלב מוקדם יותר – מספר טלפון של הלקוח)
• הוסף למספר היעד – בחירת האובייקט שהוזן בשלב מקדים
• תוכן ההודעה – הזנת תוכן ההודעה שתישלח
• הוספת טקסט דינמי לתוכן ההודעה – בחירת אובייקט שהוזן בשלב מקדים בצ'אטבוט. יש לשים את סמן העכבר במקום בו מעוניינים להכניס את התוכן הדינמי ואז לבחור את הטקסט אותו מעוניינים להוסיף.

שימוש במשתנים דינמיים בהודעת SMS

אחת התכונות החזקות בשליחת הודעות SMS מהצ'אטבוט היא היכולת לשלב מידע דינמי שנאסף במהלך השיחה:

סוגי משתנים שניתן לשלב:

• פרטי לקוח – שם, מספר לקוח וכו'
• פרטי עסקה – מספר הזמנה, סכום, מועד אספקה וכו'
• פרטי פגישה – תאריך, שעה, מיקום וכו'
• נתונים מותאמים אישית – כל נתון שנשמר כמשתנה במהלך השיחה

אופן שילוב המשתנים

• מקמו את הסמן במקום בו תרצו להוסיף את המשתנה בתוכן ההודעה
• לחצו על כפתור "הוסף טקסט דינמי לתוכן ההודעה"
• בחרו את המשתנה הרצוי מהרשימה
• המשתנה יופיע בתוכן בפורמט {{שם_המשתנה}}

שיקולים וטיפים לשליחת SMS

כתיבת תוכן אפקטיבי

• קצר וממוקד – שמרו על הודעות קצרות שמעבירות את המסר העיקרי
• פרסונליזציה – פנו ללקוח בשמו (באמצעות משתנים דינמיים)
• פעולה ברורה – ציינו בבירור מה הלקוח צריך לעשות (אם רלוונטי)
• זיהוי השולח – כללו את שם החברה/העסק בתחילת ההודעה
• קישורים – בהודעות עם קישורים, השתמשו במקצרי כתובות

שעות שליחה ותדירות

• שעות פעילות – הימנעו משליחת SMS בשעות לא מקובלות (מאוחר בלילה או מוקדם בבוקר)
• תדירות – הימנעו משליחת הודעות מרובות ללקוח באותו יום
• רלוונטיות – שלחו הודעות רק כאשר יש ערך אמיתי ללקוח

שיקולי אבטחה ופרטיות

• הסכמה – ודאו שיש לכם הסכמת הלקוח לשליחת הודעות SMS
• מידע רגיש – הימנעו מלכלול מידע רגיש בהודעות SMS
• חוקים ותקנות – הכירו את החוקים והתקנות הנוגעים לשליחת SMS מסחריים

ניהול קרדיט SMS

• מעקב – עקבו אחר כמות הקרדיט הנותרת במערכת
• התראות – הגדירו התראות על קרדיט שעומד להסתיים
• מדידה – נטרו את אפקטיביות הודעות ה-SMS בהשגת המטרות העסקיות

תזכורת: רכישה וניהול של קרדיט SMS מתבצעת בהגדרות המערכת. ניתן לרכוש חבילות קרדיט שונות בהתאם לצרכי העסק.