הגדרות ראשוניות — פרופיל, לוגו ופרטי עסק

לפני שמתחילים לעבוד עם המערכת, כדאי להשלים כמה הגדרות בסיסיות: פרטי העסק, הפרופיל האישי, הגדרת דוא"ל יוצא ושלבי מכירה. המדריך הזה ילווה אתכם צעד אחר צעד.

הרגעים הראשונים עם מערכת CRM חדשה הם הזמן הנכון לסדר את הבסיס. הגדרות נכונות מההתחלה יחסכו לכם זמן בהמשך — הלוגו יופיע בהצעות מחיר, המיילים ייצאו מהכתובת הנכונה, והפייפליין ישקף את תהליך המכירה האמיתי שלכם.

גישה להגדרות

1. לחצו על הגדרות בתחתית התפריט הצדי.
2. ייפתח מסך ההגדרות עם מספר לשוניות ואזורים שונים.

הגדרת פרטי עסק

פרטי העסק משמשים להצעות מחיר, חשבוניות ותקשורת רשמית עם לקוחות.

1. בתוך מסך ההגדרות, גשו לאזור פרטי עסק או פרטי חברה.
2. מלאו את השדות הבאים:
   • שם העסק — השם הרשמי שיופיע במסמכים.
   • לוגו — העלו את הלוגו של העסק. הקובץ צריך להיות בפורמט PNG או JPG. הלוגו יופיע בהצעות מחיר ובמיילים יוצאים.
   • כתובת — הכתובת הפיזית של העסק.
   • טלפון — מספר הטלפון הראשי.
   • ח.פ / עוסק מורשה — מספר הזיהוי העסקי (לצורך הצעות מחיר וחשבוניות).
3. לחצו על שמור.

הגדרת פרופיל אישי

כל משתמש במערכת צריך לוודא שהפרופיל שלו מעודכן.

1. לחצו על שם המשתמש שלכם בסרגל העליון.
2. בחרו פרופיל או עריכת פרופיל.
3. עדכנו את הפרטים הבאים:
   • שם מלא — השם שיופיע בפעילויות, מיילים ומשימות.
   • דוא"ל — כתובת האימייל שלכם.
   • טלפון — מספר טלפון אישי.
   • תמונת פרופיל — העלו תמונה שתופיע לצד הפעולות שלכם במערכת.
4. לחצו על שמור.

הגדרת SMTP — שליחת דוא"ל מהמערכת

כדי שהמערכת תוכל לשלוח מיילים בשמכם — הצעות מחיר, תזכורות, הודעות אוטומטיות — צריך להגדיר חיבור SMTP.

למה זה חשוב? בלי הגדרת SMTP, המערכת לא תוכל לשלוח דוא"ל. לקוחות לא יקבלו הצעות מחיר בדוא"ל, תזכורות אוטומטיות לא ייצאו, ותיעוד מיילים לא יעבוד כראוי.

מה צריך לעשות:

1. בתוך ההגדרות, גשו לאזור SMTP או דוא"ל יוצא.
2. הזינו את פרטי שרת הדוא"ל שלכם (שרת, פורט, שם משתמש וסיסמה).
3. שלחו מייל בדיקה לוודא שההגדרות תקינות.

הגדרת SMTP דורשת פרטים טכניים מספק הדוא"ל שלכם. לפירוט מלא של התהליך, עיינו במדריך ייעודי להגדרת SMTP.

התאמת התפריט — בחירת מודולים

לא כל עסק צריך את כל המודולים. אפשר לבחור אילו פריטים יופיעו בתפריט הצדי ולהסתיר את אלו שאינם רלוונטיים.

1. גשו להגדרות ואז לאזור תפריט או ניהול תפריט.
2. סמנו את המודולים שרלוונטיים לעסק שלכם.
3. בטלו סימון ממודולים שאתם לא משתמשים בהם כרגע.
4. לחצו על שמור.

כך התפריט יהיה נקי וממוקד, ולמשתמשים חדשים יהיה קל יותר להתמצא.

הגדרת שלבי מכירה (פייפליין)

שלבי מכירה מגדירים את התהליך שכל עסקה עוברת מרגע הפנייה הראשונית ועד לסגירה. המערכת מגיעה עם שלבים ברירת מחדל, אך מומלץ להתאים אותם לתהליך המכירה שלכם.

שלבי ברירת המחדל כוללים לרוב:

• פנייה ראשונית
• הצעת מחיר
• משא ומתן
• סגירה (זכייה)
• סגירה (הפסד)

כדי להתאים את השלבים:

1. גשו להגדרות ואז לאזור שלבי מכירה או פייפליין.
2. ערכו את שמות השלבים הקיימים, מחקו שלבים שלא רלוונטיים, או הוסיפו שלבים חדשים.
3. סדרו את השלבים בסדר הנכון — מהשלב הראשון ועד הסגירה.
4. לחצו על שמור.

טיפים להגדרות ראשוניות

• השלימו את פרטי העסק לפני שליחת הצעות מחיר — ודאו שהלוגו, שם העסק וכתובת מוזנים כראוי, כי הם מופיעים בכל מסמך שיוצא מהמערכת.
• הגדירו SMTP מוקדם — דוא"ל יוצא הוא יכולת ליבה במערכת. ככל שתגדירו אותו מוקדם יותר, כך תוכלו להתחיל לעבוד בצורה מלאה.
• התאימו את הפייפליין לתהליך שלכם — אל תסתפקו בשלבים הגנריים. פייפליין שמשקף את תהליך המכירה האמיתי שלכם ייתן תמונה מדויקת יותר בדוחות ובדשבורד.
• הוסיפו משתמשים נוספים — אם יש לכם צוות, הגדירו אותם עכשיו כדי שיוכלו להתחיל לעבוד עם המערכת בהקדם.